Mitarbeiter fürs Büro finden: Viele Bewerbungen, wenig Passung – was Arbeitgeber über Office-Kräfte wissen sollten

Arbeitsmarkt für Bürokräfte: viele Arbeitsuchende, kein Engpass

Büro und Sekretariat ist eine der größten Berufsgattungen der BA-Engpassanalyse. Im Juni 2025 arbeiteten 1.615.097 sozialversicherungspflichtig Beschäftigte (ohne Arbeitnehmerüberlassung und Auszubildende) als Büro- und Sekretariatskräfte auf Fachkraftniveau, weitere 104.439 auf Spezialistenniveau¹.

Einen Fachkräftemangel in Büroberufen auf Fachkraftniveau zeigen die Daten nicht. Der Beruf erreicht 2025 nur 0,83 Punkte, nach 1,0 im Vorjahr^1,4. Als Engpassberuf gilt ein Beruf ab 2,0 Punkten, ab 1,5 Punkten liegt er im Beobachtungsbereich¹. Nur 9 von 230 bewerteten Berufsgattungen auf Fachkraftniveau liegen darunter¹.

Gemeldete Stellen waren 2025 im Median 51 Tage vakant. Auf eine Stelle kamen 10,6 Arbeitsuchende, nach 7,8 im Jahr 2024^1,4. Werte ab 4 stuft die BA bei Fachkräften und Spezialisten als „sehr weit entfernt von Anzeichen eines Engpasses“ ein¹. Auch regional erreicht die Berufsgruppe Büro und Sekretariat auf Fachkraftniveau in keiner Länderregion den Beobachtungsbereich. Den höchsten Wert hat Hessen mit 1,17, Schleswig-Holstein/Hamburg liegt bei 0,83¹.

Im September 2026 waren 86.171 Arbeitslose mit dem Zielberuf Büro und Sekretariat auf Fachkraftniveau gemeldet, 6,6 % mehr als im Vorjahresmonat. Die Zahl der gemeldeten Stellen sank um 17,3 % auf 10.546⁵. Nach Berechnungen des Kompetenzzentrums Fachkräftesicherung (KOFA) am Institut der deutschen Wirtschaft stieg die Zahl qualifizierter Arbeitsloser in diesem Beruf von Juni 2025 bis Juni 2026 um 5.435 auf 81.907. Das war der absolut größte Anstieg unter allen Berufsgattungen für qualifizierte Arbeitskräfte⁶.

Wie sich Büroberufe im Vergleich zu Buchhaltung, Versicherungen oder Einkauf entwickeln, zeigt die Datenseite Fachkräftemangel in kaufmännischen Berufen.

Mitarbeiter fürs Büro finden: viele Bewerbungen, wenig Passung

Mehr Bewerbungen bedeuten nicht automatisch mehr passende Kandidaten. Laut Stellenerhebung des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) gingen 2025 je sozialversicherungspflichtiger Neueinstellung (ohne Auszubildende) im Schnitt 16 Bewerbungen ein, 2022 waren es 9. Aus Sicht der Betriebe waren davon nur rund 4 (28 %) prinzipiell geeignet³. Bei Stellen auf Fachkraftniveau waren es 14 Bewerbungen, davon 4 geeignete³.

In den kaufmännischen und unternehmensbezogenen Dienstleistungsberufen gingen je Neueinstellung 22 Bewerbungen ein, davon 5 geeignete³. Zu diesem Berufssektor gehören Handel und unternehmensbezogene Dienstleistungen, aber auch die Berufe in Unternehmensführung und -organisation mit Büro und Sekretariat². Einen eigenen Wert für Bürostellen weist das IAB nicht aus.

Das IAB wertet den geringen Anteil geeigneter Bewerbungen als mögliches Indiz für eine vergleichsweise schlechte Passung von Angebot und Nachfrage. Dabei schränkt es ein, dass der Wert nur die betriebliche Sicht wiedergibt³. Eine schlechte Passung sei unter anderem Folge starker ökonomischer Transformationsprozesse³. Außerdem könnten sich Jobsuchende bei weniger freien Stellen auch auf weniger passende bewerben. Auch das KOFA betont, dass es maßgeblich auf die Passung von Qualifikation und Berufserfahrung ankommt⁶.

Bei Bürostellen ist selten die Zahl der Bewerbungen der Engpass, sondern die Auswahl. Wer passende Kandidaten finden will, legt die Kriterien fest, bevor die ersten Bewerbungen eingehen.

Office Manager oder Assistenz der Geschäftsführung finden: die Rolle einordnen

Bürostellen unterscheiden sich deutlich im Anforderungsniveau. Die Klassifikation der Berufe (KldB) ordnet Kaufleute für Büromanagement, Sekretariat, Projekt- und Teamassistenz der Fachkraftebene zu (71402)⁷. Managementassistenz, Chefsekretariat, Direktionsassistenz und Fachwirte für Büro- und Projektorganisation stehen auf der Spezialistenebene (71403), die Büroleitung zählt zur Aufsicht (71493)⁷. Eine allgemeine Berufsbenennung „Office Manager“ führt die KldB nicht, nur den „European Office Manager“ (71413)⁷.

Das Fachkraftniveau wird üblicherweise mit einer zwei- bis dreijährigen Berufsausbildung erreicht⁷. Das Spezialistenniveau setzt in der Regel eine Meister- oder Technikerausbildung bzw. einen gleichwertigen Fachschul- oder Hochschulabschluss voraus, häufig reicht aber auch entsprechende Berufserfahrung. Typisch sind hier Planungs- und Kontrollaufgaben⁷. Wer einen Office Manager oder eine Assistenz der Geschäftsführung finden will, klärt deshalb zuerst, ob die Stelle vor allem organisiert und zuarbeitet oder eigenständig plant, steuert und kontrolliert.

Auf Spezialistenniveau liegt Büro und Sekretariat 2025 mit 1,5 Punkten im Beobachtungsbereich (2024: 1,67)^1,4. An Bewerbern fehlt es aber auch hier nicht: Auf eine gemeldete Stelle kamen 16,4 Arbeitsuchende, die Vakanzzeit lag bei 57 Tagen¹. Den Wert heben vor allem die Entgeltentwicklung, denn das Medianentgelt stieg in drei Jahren um 15,5 %, sowie Arbeitslosenquote und Abgangsrate aus Arbeitslosigkeit¹. Regional liegt die Berufsgruppe auf diesem Niveau in 7 von 9 bewerteten Länderregionen im Beobachtungsbereich. Nur Schleswig-Holstein/Hamburg mit 1,25 und Bayern mit 1,33 liegen darunter, einen Engpass gibt es in keiner Region¹.

Enger wird es, wenn eine Bürostelle Kostenrechnung oder anspruchsvolle Buchhaltung einschließt, wie der Vergleich mit benachbarten kaufmännischen Berufen zeigt.

Ersetzt KI Sachbearbeiter? Was die Daten zur Büroarbeit sagen

Wer prüft, ob KI Sachbearbeiter ersetzt, stößt in den Daten auf das Substituierbarkeitspotenzial. Es gibt an, welcher Anteil der wesentlichen Tätigkeiten eines Berufs schon heute von Computern oder computergesteuerten Maschinen erledigt werden könnte. Als hoch gilt ein Wert über 70 %⁸. Für Büro- und Sekretariatskräfte auf Fachkraftniveau weist die BA 82,5 % aus, auf Spezialistenniveau 69,4 % und für die Personalsachbearbeitung 85,7 %, jeweils nach dem Technologiestand 2022¹.

Das IAB nennt Tätigkeiten, die KI-gestützte Text- oder Sprachgeneratoren inzwischen erledigen können, etwa Termine koordinieren, Dokumente vervollständigen sowie Protokolle und Zusammenfassungen schreiben⁹. Solche Aufgaben gehören zum Alltag vieler Assistenz- und Sekretariatsstellen. Laut IAB steigen dadurch die Potenziale in den Berufen der Unternehmensführung und -organisation stark. Für das Segment insgesamt beziffert es den Wert 2022 auf 68,0 %, über alle Anforderungsniveaus⁹. Zu diesem Segment gehört Büro und Sekretariat². Zugleich hält das IAB fest, dass kein Beruf durch solche Generatoren vollständig automatisierbar ist⁹.

Ein hohes Potenzial ist laut BA nicht mit Jobverlust gleichzusetzen. Es bewertet nur die technische Machbarkeit, Kosten sowie rechtliche und ethische Hürden bleiben außen vor¹⁰. Die sicherste Schlussfolgerung sei, dass sich Berufe inhaltlich wandeln und sich die Anforderungen an Kompetenzen ändern¹⁰. Das IAB weist zudem darauf hin, dass solche Potenziale in der Vergangenheit nicht immer und nicht vollständig ausgeschöpft wurden⁹.

Laut Statistischem Bundesamt (Destatis) setzten im Jahr 2025 26 % der Unternehmen ab 10 Beschäftigten KI-Technologien ein. Bei kleinen Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten waren es 23 %, bei großen mit mehr als 250 Beschäftigten 57 %¹¹. Von den Nutzern verwendeten 35 % KI zur Erzeugung natürlicher Sprache einschließlich Programmiercode, 27 % zur Automatisierung von Arbeitsabläufen oder zur Entscheidungsfindung¹¹.

Auch die Ausbildung wurde angepasst. Seit 1. August 2025 gilt für Kaufleute für Büromanagement eine modernisierte Ausbildungsordnung mit der Standardberufsbildposition „Digitalisierte Arbeitswelt“¹². Sie umfasst unter anderem den Umgang mit digitalen Medien und Daten, Datenschutz und die Prüfung von Informationen. Für Arbeitgeber heißt das: vor der Ausschreibung prüfen, welche Aufgaben digitale Werkzeuge übernehmen und welche Kompetenzen die Stelle künftig braucht.

Personal fürs Büro finden: Anforderungsprofil, Arbeitszeit, Nachwuchs

Weil es an Bewerbungen selten fehlt, entscheidet die Vorbereitung über den Aufwand der Auswahl. Dazu gehört das Arbeitszeitmodell. Im Juni 2025 lag die Teilzeitquote der Büro- und Sekretariatskräfte auf Fachkraftniveau bei 45,8 % und auf Spezialistenniveau bei 34,3 %. In der kaufmännischen und technischen Betriebswirtschaft, etwa bei Industriekaufleuten, waren es 26,6 %¹. Ob eine Stelle auch in Teilzeit besetzt werden kann, sollte deshalb vor der Ausschreibung feststehen.

Für Nachwuchs bietet sich die eigene Ausbildung an. Kaufmann/-frau für Büromanagement lag 2025 mit 21.732 neu abgeschlossenen Verträgen auf Platz 2 der dualen Ausbildungsberufe (2024: 22.239)¹³. Über Wahlqualifikationen setzen Auszubildende Schwerpunkte, zum Beispiel in Assistenz, Personalwirtschaft, kaufmännischer Steuerung und Kontrolle oder Marketing und Vertrieb¹². Bei Berufseinsteigern lohnt deshalb der Blick darauf, welche Wahlqualifikationen sie gewählt haben.

Welche Besetzungswege sich je nach Rolle eignen und wie Sie auch Beschäftigte erreichen, die nicht aktiv suchen, beschreibt der Beitrag Wo finde ich gute Mitarbeiter?.

Klären Sie vor der Ausschreibung:

• das Anforderungsniveau: Fachkraft mit Berufsausbildung oder Spezialist mit Fortbildung, Studium oder entsprechender Berufserfahrung
• die Kernaufgaben und ihren Anteil, etwa Assistenz, Sachbearbeitung, Personal, Buchhaltung oder Fremdsprachen
• die Programme und digitalen Werkzeuge, mit denen die Stelle arbeitet
• Muss- und Kann-Kriterien, getrennt festgelegt, damit alle Bewerbungen nach demselben Maßstab geprüft werden
• Arbeitszeitmodell, Arbeitsort und Einarbeitung

Methodik und Hinweise zu den Daten

Die Quellen messen Unterschiedliches:

• BA-Engpassanalyse: Jahreswerte 2025. Der Gesamtwert ist der Mittelwert von bis zu sechs Indikatoren. Vakanzzeit und Arbeitsuchende je Stelle beziehen sich nur auf der BA gemeldete Stellen. Die Analyse ist keine Prognose und beziffert keine „fehlenden“ Fachkräfte¹.
• Monatsstatistik: Arbeitslose werden nach Zielberuf zu einem Stichtag gezählt⁵. Verhältnisse daraus sind mit der Engpassanalyse nicht vergleichbar.
• KOFA: Berechnungen des Instituts der deutschen Wirtschaft, keine amtliche Statistik. Die offenen Stellen sind auf Basis der IAB-Stellenerhebung hochgerechnet⁶.
• IAB-Stellenerhebung: Betriebsbefragung, die Eignung beurteilt der Betrieb. Bürostellen werden nicht gesondert ausgewiesen³.
• Substituierbarkeitspotenzial: Es gibt die technische Machbarkeit nach dem Technologiestand 2022 wieder¹. Kosten sowie rechtliche und ethische Hürden bleiben unberücksichtigt¹⁰.
• Destatis: Erfasst sind Unternehmen ab 10 Beschäftigten, ab dem Berichtsjahr 2025 nach dem EU-Unternehmensbegriff¹¹.

Wie Heidemann & Elbe Arbeitgeber unterstützt

Heidemann & Elbe vermittelt Fachkräfte für Office und Verwaltung direkt in Festanstellung, ebenso für Kanzleien und Beratung, Immobilienwirtschaft, Banken und Finanz, Versicherungen sowie Industrie und Mittelstand. Die Kandidaten kommen aus einem eigenen, persönlich vorqualifizierten Pool. Arbeitgeber erhalten kein Anzeigen-Roulette und keinen Bewerbungsstapel, sondern fertige Kandidaten für die gesuchte Rolle.

Heidemann & Elbe arbeitet mit mehr als 600 Partnerunternehmen zusammen. Bis zur ersten Besetzung vergehen in der Regel weniger als 30 Tage. Besetzungen unter anderem in Steuer- und Rechtsanwaltskanzleien zeigen die Referenzen von Heidemann & Elbe. Ihre offene Bürostelle besprechen Sie über die Kontaktseite für Arbeitgeber.

Häufige Fragen

Quellen

1. Statistik der Bundesagentur für Arbeit: Berichte: Blickpunkt Arbeitsmarkt – Fachkräfteengpassanalyse 2025 (Bericht und Tabellen, Download-Paket), Mai 2026
2. Statistik der Bundesagentur für Arbeit: Methodenbericht: Berufssektoren und Berufssegmente auf Grundlage der KldB 2010, 2015
3. Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB), IAB-Forum: IAB-Stellenerhebung 2/2026: Fast drei von vier Bewerbungen sind aus betrieblicher Sicht ungeeignet (mit Abbildung „Zahl der (geeigneten) Bewerbungen bei sozialversicherungspflichtigen Neueinstellungen 2025“), 03.09.2026
4. Statistik der Bundesagentur für Arbeit: Fachkräfteengpassanalyse 2024 (Bericht und Tabellen, Download-Paket), Mai 2025
5. Statistik der Bundesagentur für Arbeit: Arbeitsmarkt in Zahlen – Arbeitsmarkt nach Berufen (KldB 2010), Deutschland, September 2026 (Tabelle 1.1), September 2026 (erstellt 22.09.2026)
6. Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (KOFA) am Institut der deutschen Wirtschaft: KOFA Kompakt 9/2026: Fachkräftereport Juni 2026 – M+E-Berufe zwischen schwacher Automobil- und starker Rüstungsindustrie, 19.10.2026 (Stand 09/2026)
7. Bundesagentur für Arbeit: Klassifikation der Berufe 2010 – überarbeitete Fassung 2020, Band 1: Systematischer und alphabetischer Teil mit Erläuterungen, November 2021
8. Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB), IAB-Forum: Glossar: Substituierbarkeitspotenzial, 12.04.2018
9. Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB): IAB-Kurzbericht 5/2024: Folgen des technologischen Wandels für den Arbeitsmarkt – Vor allem Hochqualifizierte bekommen die Digitalisierung verstärkt zu spüren, 2024
10. Statistik der Bundesagentur für Arbeit: Engpassanalyse – Methodische Weiterentwicklung (Methodenbericht), Kap. 3.2.4, April 2020
11. Statistisches Bundesamt (Destatis): Unternehmen mit Nutzung von Technologien der künstlichen Intelligenz nach Beschäftigtengrößenklassen, Stand 24.11.2025
12. Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB): Bürowirtschaftlicher Allrounder mit Zukunft – Ausbildung Kaufleute für Büromanagement modernisiert und in Dauerrecht überführt (Pressemitteilung 17/2025), 24.06.2025
13. Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB): Rangliste der Neuabschlüsse bei Ausbildungsberufen: Wenig Neues an der Spitze, Bewegung im Mittelfeld (Pressemitteilung 09/2026), 03.03.2026

Stand der Angaben: 23.10.2026. Zahlen Dritter sind unverändert aus den genannten Quellen übernommen.