Fachkräftemangel in kaufmännischen Berufen 2026: Wo es klemmt und wo nicht

Fachkräftemangel in kaufmännischen Berufen: das Gesamtbild

Die Fachkräfteengpassanalyse der BA zählte 2025 insgesamt 157 Engpassberufe, nach 163 im Jahr 2024 und 183 im Jahr 2023¹. Einen allgemeinen Arbeitskräftemangel sieht die BA nicht; knapp ist seit Jahren der Teilarbeitsmarkt für Fachkräfte¹. Auf Engpassberufe entfiel die Hälfte der gemeldeten Stellen oberhalb des Helferniveaus, aber nur etwa jede fünfte arbeitslose Fachkraft suchte dort eine Stelle³.

Die Fachkräftelücke, die das Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (KOFA) am Institut der deutschen Wirtschaft für Berufe auf Fachkraft-, Spezialisten- und Expertenniveau berechnet, sank 2025 um 24,1 % auf 369.516 rechnerisch nicht besetzbare Stellen⁴; im Juni 2026 lag sie bei rund 383.000⁵. In der ifo-Konjunkturumfrage gaben im Juli 2026 23,2 % der Unternehmen an, dass ihnen qualifizierte Arbeitskräfte fehlen, bei den Dienstleistern 25,7 %, in der Industrie 18,7 % und im Handel 16,2 %⁶.

Wo es in kaufmännischen Berufen klemmt, zeigt erst der Blick auf einzelne Berufe und Anforderungsniveaus.

Kaufmännische Engpassberufe 2025: die BA-Bewertung im Überblick

Die BA bewertet die Berufe getrennt nach den Anforderungsniveaus Fachkraft, Spezialist und Experte (Erläuterung im Abschnitt zur Methodik). Ab einem Gesamtwert von 2,0 gilt ein Beruf als Engpassberuf, von 1,5 bis unter 2,0 liegt er im Beobachtungsbereich, darunter besteht kein Engpass¹.

Neben den Berufen in der Tabelle sind zwei Kanzleiberufe Engpassberufe: die Assistenz in Rechtsanwaltskanzlei und Notariat auf Fachkraftniveau mit 2,17 Punkten und die Wirtschaftsprüfung auf Expertenniveau mit 2,4¹. Mehr dazu in den Beiträgen zum Fachkräftemangel in Anwaltskanzleien und zum Fachkräftemangel in der Wirtschaftsprüfung.

Knapp sind 2025 spezialisierte Rollen wie Steuerfachangestellte, Versicherungskaufleute und Fachleute für Kostenrechnung; Büro-, Großhandels- und Immobilienkaufleute auf Fachkraftniveau liegen dagegen unter 1,5 Punkten¹.

Fachkräftemangel in Büroberufen: Büro und Sekretariat ohne Engpass

Büro- und Sekretariatskräfte auf Fachkraftniveau, zu denen Kaufleute für Büromanagement gehören⁷, erreichen 2025 nur 0,83 Punkte, nach 1,0 im Vorjahr; auf eine gemeldete Stelle kamen 10,6 Arbeitsuchende nach 7,8^1,8. Nur 9 von 230 bewerteten Berufsgattungen auf Fachkraftniveau liegen darunter¹. Auch regional erreicht die Berufsgruppe Büro und Sekretariat auf Fachkraftniveau in keinem Land den Beobachtungsbereich; den höchsten Wert hat Hessen mit 1,17¹.

Auf Spezialistenniveau liegt der Beruf mit 1,5 Punkten formal im Beobachtungsbereich, obwohl 16,4 Arbeitsuchende auf eine gemeldete Stelle kamen¹. Den Wert heben Entgeltentwicklung, Abgangsrate und Arbeitslosenquote, nicht die Relation von Arbeitsuchenden zu Stellen¹.

Im September 2026 standen auf Fachkraftniveau 86.171 Arbeitslose mit Zielberuf Büro und Sekretariat 10.546 gemeldeten Stellen gegenüber, auf Helferniveau 105.198 Arbeitslose nur 768 Stellen². Laut KOFA stieg die Zahl qualifizierter Arbeitsloser in diesem Beruf von Juni 2025 bis Juni 2026 um 5.435 auf 81.907, der absolut größte Anstieg unter allen Berufsgattungen für qualifizierte Arbeitskräfte⁵.

Die BA nennt für Büro- und Sekretariatskräfte auf Fachkraftniveau zudem ein Substituierbarkeitspotenzial von 82,5 %¹. Der Wert gibt den Anteil der wesentlichen Tätigkeiten an, die technisch schon heute Computer oder computergesteuerte Maschinen übernehmen könnten, nicht, ob das tatsächlich geschieht⁹.

Einen Fachkräftemangel in der Verwaltung im Sinne allgemeiner Büroarbeit belegen diese Zahlen nicht. Die Personalsachbearbeitung liegt auf Fachkraftniveau mit 1,5 Punkten im Beobachtungsbereich¹. Worauf Arbeitgeber bei der Auswahl von Bürokräften achten sollten, beschreibt der Beitrag Mitarbeiter fürs Büro finden.

Bei Büro- und Sekretariatsstellen liegt die Aufgabe für Arbeitgeber weniger im Erreichen von Bewerbern als in der Auswahl der passenden.

Fachkräftemangel in der Buchhaltung: knapp sind vor allem Experten

Buchhalter, Finanz-, Bilanz- sowie Lohn- und Gehaltsbuchhalter gehören nach der Klassifikation der Berufe zum Spezialistenniveau; eine eigene Berufsgattung für Lohn und Gehalt gibt es nicht⁷. Auf Fachkraftniveau bewertet die BA die Buchhaltung mangels ausgewiesener Vakanzzeit nicht¹.

Auf Spezialistenniveau ist die Buchhaltung mit 1,33 Punkten kein Engpassberuf: Gemeldete Stellen waren 2025 im Median 73 Tage offen, auf eine Stelle kamen 4,9 Arbeitsuchende¹. Im September 2026 lag die Zahl der gemeldeten Stellen für diese Gruppe 12,5 % unter dem Vorjahresmonat².

Auf Expertenniveau, das in der Regel ein mindestens vierjähriges Studium und/oder entsprechende Berufserfahrung voraussetzt⁷, stieg der Wert von 2,0 auf 2,17^8,1. Auf eine Stelle kamen 3,6 Arbeitsuchende; Werte unter 4 gelten bei Experten als Anzeichen eines Engpasses¹.

Engpassberuf ist auch Kostenrechnung und Kalkulation auf Spezialistenniveau mit 2,0 Punkten und 117,5 Tagen Vakanzzeit¹. In der Steuerberatung, wo Steuerfachangestellte die Finanz- und Lohnbuchhaltung für Mandanten erledigen, ist der Beruf auf allen drei Niveaus Engpassberuf¹. Die Zahlen dazu stehen auf der Datenseite Fachkräftemangel in der Steuerberatung.

Banken, Versicherungen, Immobilien: Engpass bei Versicherungskaufleuten

Versicherungskaufleute sind 2025 auf Fachkraft- und auf Expertenniveau mit je 2,0 Punkten Engpassberuf¹. Auf Fachkraftniveau blieben gemeldete Stellen im Median 114 Tage offen, nach 141 Tagen im Vorjahr; auf eine Stelle kamen 1,7 Arbeitsuchende^1,8. Die Berufsgruppe Versicherungs- und Finanzdienstleistungen, die auch Bankberufe umfasst, erreicht auf Fachkraftniveau dagegen in keinem Land 2,0¹. Die Lage beider Branchen beschreiben die Beiträge zum Fachkräftemangel in der Versicherungsbranche und zum Fachkräftemangel bei Banken.

Bankkaufleute liegen auf Fachkraftniveau wie im Vorjahr mit 1,5 Punkten im Beobachtungsbereich^1,8. Die Vakanzzeit von 78 Tagen bleibt knapp unter der Schwelle von 80 Tagen, ab der die BA ein Engpass-Anzeichen sieht¹. Nach der IW-Arbeitsmarktfortschreibung 2029, die ausdrücklich keine Prognose ist, dürfte sich der langjährige Rückgang der beschäftigten Bank-Fachkräfte künftig wieder fortsetzen, nicht zuletzt wegen des Filialabbaus¹⁰.

Immobilienkaufleute, die die Klassifikation der Berufe der Immobilienvermarktung und -verwaltung zuordnet⁷, sind auf Fachkraftniveau mit 1,17 Punkten kein Engpassberuf; Experten dieses Berufs liegen mit 1,8 im Beobachtungsbereich¹. Engpassberuf ist das Facility-Management auf Spezialistenniveau mit 2,0 Punkten, das allerdings nicht zu den klassischen kaufmännischen Berufen zählt¹. Was Verbandsumfragen über den Personalmangel in Immobilienverwaltungen zeigen, beschreibt der Beitrag zum Fachkräftemangel in der Immobilienverwaltung.

Industrie, Einkauf und Vertrieb: meist im Beobachtungsbereich

Die kaufmännische und technische Betriebswirtschaft, zu der Industriekaufleute gehören⁷, liegt auf Fachkraftniveau mit 1,5 Punkten im Beobachtungsbereich¹. Die übergeordnete Berufsgruppe Unternehmensorganisation und -strategie erreicht auf Fachkraftniveau allerdings in Niedersachsen/Bremen, Nordrhein-Westfalen und Sachsen-Anhalt je 2,0 Punkte und in Thüringen 2,2, ist dort also Engpassberuf¹.

Auf Expertenniveau sieht die BA mit 1,6 Punkten nur den Beobachtungsbereich¹. KOFA zählt den Beruf 2025 dagegen zu den fünf Expertenberufen mit der größten Fachkräftelücke: 4.376 von 6.098 offenen Stellen waren rechnerisch nicht besetzbar⁴. Der Unterschied folgt aus den Methoden, die der Abschnitt zur Methodik erklärt.

Im Einkauf liegen Fachkräfte mit 1,5 und die als Spezialisten eingeordneten Einkäufer⁷ mit 1,67 Punkten im Beobachtungsbereich, im Vertrieb außer IKT Fach- und Spezialistenniveau mit je 1,5¹. Engpassberuf ist Aufsicht und Führung im Verkauf auf Expertenniveau mit 2,17 Punkten¹; KOFA weist dort 2025 die zweitgrößte Lücke unter den Expertenberufen aus⁴. Speditions- und Logistikkaufleute sind auf Fachkraftniveau kein Engpassberuf mehr, ihr Wert sank von 2,33 auf 1,83^8,1. Wie stark Industrie und Mittelstand insgesamt betroffen sind, zeigt der Beitrag zum Fachkräftemangel im Mittelstand.

Was die Zahlen für Arbeitgeber bedeuten

Der Fachkräftemangel im kaufmännischen Bereich hängt an Rolle und Anforderungsniveau. Bei Büro und Sekretariat auf Fachkraftniveau kamen 2025 auf eine gemeldete Stelle 10,6 Arbeitsuchende, Stellen waren im Median 51 Tage offen¹. Bei Versicherungskaufleuten und in der Steuerberatung auf Fachkraftniveau sowie in Kostenrechnung und Kalkulation waren es 114 bis 118 Tage bei höchstens 1,7 Arbeitsuchenden je Stelle¹. Bei Experten der Buchhaltung kamen auf eine Stelle nur 3,6 Arbeitsuchende, unter der Experten-Schwelle von 4¹.

Für diese Rollen genügt es oft nicht, aktiv Suchende zu erreichen; gefragt sind auch Wege zu Fachkräften, die bereits beschäftigt sind. Welche Wege sich je nach Rolle eignen, beschreibt der Beitrag Wo finde ich gute Mitarbeiter?, für Steuer- und Anwaltskanzleien der Beitrag zur Mitarbeitergewinnung in der Kanzlei.

Methodik und Hinweise zu den Daten

Die Quellen messen Unterschiedliches. Für die Einordnung ist wichtig:

• BA-Engpassanalyse: Der Gesamtwert ist der Mittelwert von bis zu sechs Indikatoren. Als Anzeichen eines Engpasses gelten etwa eine Vakanzzeit ab 80 Tagen oder weniger als 2 Arbeitsuchende je Stelle, bei Experten weniger als 4¹. Bewertet werden Berufe mit mindestens 500 Beschäftigten und mindestens vier Indikatoren einschließlich der Vakanzzeit, auf Fachkraftniveau nur Berufe mit geregelter, mindestens zweijähriger Ausbildung¹. Vakanzzeit und Arbeitsuchende je Stelle beziehen sich nur auf der BA gemeldete Stellen.
• Anforderungsniveaus: Fachkraft steht üblicherweise für eine zwei- bis dreijährige Berufsausbildung, Spezialist für eine Meister- oder Technikerausbildung bzw. einen gleichwertigen Fachschul- oder Hochschulabschluss, gegebenenfalls einen Bachelor, Experte in der Regel für ein mindestens vierjähriges Studium und/oder entsprechende Berufserfahrung⁷. Die Klassifikation ordnet Tätigkeiten zu, nicht Abschlüsse; Berufe wie Industrie- oder Immobilienkaufleute sind hier nach ihrem alphabetischen Verzeichnis zugeordnet⁷.
• Monatsstatistik: Arbeitslose werden nach Zielberuf gezählt, gemeldete Stellen schließen Minijobs ein². Verhältnisse daraus sind nicht mit der Engpassanalyse vergleichbar.
• KOFA: Die offenen Stellen sind eine Hochrechnung auf Basis der IAB-Stellenerhebung und werden mit passend qualifizierten Arbeitslosen verglichen, Helferberufe sind nicht enthalten⁵. Deshalb weichen die Ergebnisse teils von der BA ab.
• Weitere Hinweise: ifo fragt nach Branchen, nicht nach Berufen⁶. Länderwerte der BA gibt es nur für Berufsgruppen, Hamburg nur zusammen mit Schleswig-Holstein¹. Die IW-Arbeitsmarktfortschreibung zeigt nach eigener Angabe, was geschähe, wenn es weiterginge wie bisher, und ist keine Prognose¹⁰. Der Fachverkauf im Einzelhandel und die öffentliche Verwaltung sind hier nicht gesondert ausgewertet.

Wie Heidemann & Elbe Arbeitgeber unterstützt

Heidemann & Elbe vermittelt kaufmännische Fachkräfte direkt in Festanstellung, aus einem eigenen, persönlich vorqualifizierten Kandidaten-Pool. Für Arbeitgeber aus Kanzleien und Beratung, Immobilienwirtschaft, Banken und Finanz, Versicherungen, Industrie und Mittelstand sowie Office und Verwaltung heißt das: kein Anzeigen-Roulette, kein Bewerbungsstapel, sondern fertige Kandidaten für die gesuchte Rolle.

Mehr als 600 Partnerunternehmen besetzen ihre Stellen mit Heidemann & Elbe; bis zur ersten Besetzung vergehen in der Regel weniger als 30 Tage. Besetzungen in Steuer- und Rechtsanwaltskanzleien zeigen die Referenzen von Heidemann & Elbe. Ein erstes Gespräch vereinbaren Sie über die Kontaktseite für Arbeitgeber.

Häufige Fragen

Quellen

1. Statistik der Bundesagentur für Arbeit: Berichte: Blickpunkt Arbeitsmarkt – Fachkräfteengpassanalyse 2025 (Bericht und Tabellen, Download-Paket), Mai 2026
2. Statistik der Bundesagentur für Arbeit: Arbeitsmarkt in Zahlen – Arbeitsmarkt nach Berufen (KldB 2010), Deutschland, September 2026 (Tabellen 1.1 und 2.1), September 2026 (erstellt 22.09.2026)
3. Bundesagentur für Arbeit: Presseinfo Nr. 32: Fachkräfte bleiben knapp: Zuwanderung gewinnt weiter an Bedeutung, 02.09.2026
4. Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (KOFA) am Institut der deutschen Wirtschaft: KOFA Kompakt 03/2026: Jahresrückblick 2025 – Schwacher Arbeitsmarkt, erste Impulse durch Sondervermögen?, März 2026 (KOFA Kompakt 03/2026, Stand 02/2026)
5. Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (KOFA) am Institut der deutschen Wirtschaft: KOFA Kompakt 9/2026: Fachkräftereport Juni 2026 – M+E-Berufe zwischen schwacher Automobil- und starker Rüstungsindustrie, 19.10.2026 (Stand 09/2026)
6. ifo Institut: Knapp einem Viertel der Unternehmen fehlen Fachkräfte (Pressemitteilung), 21.08.2026
7. Bundesagentur für Arbeit: Klassifikation der Berufe 2010 – überarbeitete Fassung 2020, Band 1: Systematischer und alphabetischer Teil mit Erläuterungen, November 2021
8. Statistik der Bundesagentur für Arbeit: Fachkräfteengpassanalyse 2024 (Bericht und Tabellen, Download-Paket), Mai 2025
9. Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB), IAB-Forum: Glossar: Substituierbarkeitspotenzial, 12.04.2018
10. Institut der deutschen Wirtschaft (IW): IW-Kurzbericht 61/2026: IW-Arbeitsmarktfortschreibung 2029 – Beschäftigungspotenziale sinken, 07.09.2026

Stand der Angaben: 23.10.2026. Zahlen Dritter sind unverändert aus den genannten Quellen übernommen.