Fachkräftemangel Immobilienverwaltung 2026: Zahlen & Daten

VDIV-Branchenbarometer 2026: Mehrheit der befragten Verwaltungen überlastet

Im 14. VDIV-Branchenbarometer, erhoben von März bis Mai 2026, gaben 62,1 % der befragten Immobilienverwaltungen an, überlastet zu sein; der Anteil steigt mit der Unternehmensgröße³. Nur 23,3 % bewerten ihre Auslastung als ausgewogen¹. Im Branchenbarometer 2025 hatte der Anteil überlasteter Verwaltungen bei 70,0 % gelegen; die Belastung bleibe trotz des Rückgangs insgesamt hoch, schreibt der Verband⁴. Weil sich die Stichproben der beiden Jahrgänge unterscheiden, ist das kein exakter Zeitvergleich.

Den Personalmangel spüren vor allem größere Häuser: 67,7 % der Verwaltungen mit mindestens 3.000 verwalteten Einheiten hatten offene Stellen, bei 1.000 bis unter 3.000 Einheiten waren es 60,0 %⁴. Mehr als die Hälfte der Verwaltungen, die 2025 Personal suchten, konnte nicht sämtliche offenen Stellen besetzen¹. Personalengpässe „potenzieren“ die Überlastung, so der VDIV³.

Zugleich steht die Digitalisierung oben auf der Prioritätenliste: 70,3 % der Verwaltungen zählen sie zu ihren wichtigsten Prioritäten der kommenden zwei Jahre (Mehrfachauswahl)⁴⁶. Von den Verwaltungen mit diesem Schwerpunkt wollen 77,0 % interne Abläufe automatisieren und 60,8 % ihre bestehende KI-Nutzung ausbauen⁴⁶.

Kennzahl aus dem Branchenbarometer 2026	Anteil der befragten Verwaltungen (bei Größenklassen: innerhalb der Klasse)
Bezeichnen sich als überlastet	62,1 %³
Bewerten ihre Auslastung als ausgewogen	23,3 %¹
Offene Stellen (Verwaltungen ab 3.000 Einheiten)	67,7 %⁴
Offene Stellen (Verwaltungen mit 1.000 bis unter 3.000 Einheiten)	60,0 %⁴
Mehr als die Hälfte der Anfragen von Eigentümergemeinschaften abgelehnt, nicht weiterverfolgt oder mit Abwehrangebot beantwortet	45,9 %³
Planen, sich von zu zeitaufwendigen Objekten zu trennen	57,1 %³

Online-Befragung vom 4. März bis 11. Mai 2026 mit 1.078 teilnehmenden Unternehmen; die Fallzahl schwankt je Frage³⁶.

Personalmangel in der Hausverwaltung: lange Besetzung, wenige Bewerbungen

Genauere Angaben zur Personalsuche hat der VDIV aus dem Branchenbarometer 2025 veröffentlicht, bezogen auf das Jahr 2024: 53 % der befragten Unternehmen fanden keine passenden Bewerber für freie Stellen, nach rund 42 % im Jahr 2023⁵. Bezogen auf alle befragten Betriebe blieben 22 % der ausgeschriebenen Positionen unbesetzt, und selbst bei nur einer unbesetzten Stelle fand fast die Hälfte der Verwaltungen (48 %) keine geeigneten Bewerber⁵.

Die Besetzung einer Stelle dauerte 2024 in den befragten Verwaltungen im Durchschnitt knapp 16 Wochen nach 15 Wochen im Vorjahr, und auf eine Stelle kamen nur noch etwa neun Bewerbungen⁵.

Hinzu kommen Abgänge: 2024 verzeichnete jedes fünfte Unternehmen (20 %) Personalabgänge, Auszubildende und dual Studierende nicht eingerechnet⁵. In über 70 % der Fälle kündigten die Beschäftigten selbst⁵. Als häufigste Gründe nannten die Unternehmen persönliche Veränderungen (50 %), einen Branchenwechsel (47 %) und bessere Gehaltsangebote bei Wettbewerbern (33 %, Mehrfachnennungen)⁵.

Unbesetzte Stellen und Belastung treten dabei gemeinsam auf: Von den Verwaltungen mit unbesetzten Stellen meldeten im Befragungszeitraum Februar bis Mai 2025 41 % eine anhaltend starke Überlastung, von denen ohne Vakanzen 26 %⁵.

Folgen für Eigentümer: Verwaltungen sortieren Mandate aus

Die Verwaltungen reagieren mit Auswahl. Bei 45,9 % der Befragten wurde mehr als die Hälfte der eingehenden Gesuche von Eigentümergemeinschaften abgelehnt, nicht weiterverfolgt oder mit einem sogenannten Abwehrangebot beantwortet³. 21,0 % wollen künftig nur noch Objekte ab einer Mindestgröße annehmen, im Mittel rund 16 Wohneinheiten je Objekt³.

57,1 % planen, sich von zu zeitaufwendigen Objekten zu trennen, 49,5 % wollen unrentable Mandate abgeben, 31,0 % kleinere Objekte abstoßen³. Nur 5,7 % wollen an ihrer bisherigen Ausrichtung festhalten³. Schon laut Branchenbarometer 2025 nahmen knapp 14 % der Verwaltungen überhaupt keine neuen Mandate mehr an, bei Kleinstverwaltungen mehr als jedes fünfte Unternehmen⁷.

Nach Einschätzung des VDIV finden vor allem kleinere Eigentümergemeinschaften zunehmend keine Verwaltung mehr; eine Zahl verwalterloser Gemeinschaften nennt der Verband nicht⁷. VDIV-Geschäftsführer Martin Kaßler wird in der Pressemitteilung zum Branchenbarometer 2025 mit dem Satz zitiert: „Eigentümergemeinschaften müssen zur Kenntnis nehmen, dass es schwieriger wird, eine professionelle Verwaltung zu finden.“⁷

Steigende Personalkosten schlagen sich auch in den Preisen der Verwaltungen nieder. 68,9 % der Verwaltungen führen ihre Preiserhöhungen gegenüber den Eigentümern auf höhere Anforderungen und gesetzliche Vorgaben zurück, 64,7 % auf steigende Personalkosten; mehr als die Hälfte hält die bisherige Verwaltervergütung nicht mehr für kostendeckend⁴.

Fachkräftemangel in der Immobilienverwaltung: Was die BA-Statistik zeigt

Die Bundesagentur für Arbeit bewertet Berufe, nicht Branchen. Immobilienkaufleute ordnet die Klassifikation der Berufe (KldB 2010) der Berufsgattung 61312 (Fachkraft) zu⁸. Haus-, Wohnungs- und Grundstücksverwalter, Immobilienfachwirte und Immobilienmakler gehören gemeinsam zu 61313 (Spezialist), das Facility-Management zu 61323⁸. Die BA-Daten trennen Verwaltung und Vermarktung damit nicht.

In der Fachkräfteengpassanalyse 2025 sind die Berufe der Immobilienvermarktung und -verwaltung auf keinem Anforderungsniveau Engpassberuf². Auf Fachkraftniveau liegt der Gesamtwert wie im Vorjahr bei 1,17 Punkten; auf Spezialistenniveau sank er von 1,5 auf 1,33 und liegt damit nicht mehr im Beobachtungsbereich²⁹. Nur die kleine Expertengruppe bleibt mit 1,8 Punkten im Beobachtungsbereich, ihre Vakanzzeit stieg von 57,5 auf 77 Tage²⁹. Engpassberuf ist das Facility-Management auf Spezialistenniveau mit genau 2,0 Punkten, ein eigener Beruf neben der Immobilienverwaltung²⁸.

Länderwerte weist die BA nur für die ganze Berufsgruppe Immobilienwirtschaft und Facility-Management (KldB 613) aus². In Schleswig-Holstein/Hamburg erreicht sie 2025 auf Fachkraftniveau 1,0 und auf Spezialistenniveau 1,5 Punkte, bundesweit 1,17 und 1,5². Der Spezialistenwert der Gruppe schließt das Facility-Management ein; für die Immobilienvermarktung und -verwaltung allein liegt er bundesweit bei 1,33². Auf Fachkraftniveau liegt kein ausgewiesenes Land bei 1,5 oder mehr, der höchste Wert ist 1,4².

Die Monatsdaten weisen in dieselbe Richtung. Im September 2026 waren für Immobilienvermarktung und -verwaltung auf Fachkraftniveau 864 Arbeitsstellen gemeldet, 10,8 % weniger als ein Jahr zuvor; die Zahl der Arbeitslosen mit diesem Zielberuf stieg um 6,1 % auf 2.811¹⁰. Rechnerisch kamen 3,25 Arbeitslose auf eine gemeldete Stelle (eigene Berechnung)¹⁰. Auf Spezialistenniveau standen 2.874 Arbeitslose 381 gemeldeten Stellen gegenüber; die Stellen lagen 4,0 % unter, die Arbeitslosen 14,9 % über dem Vorjahresmonat¹⁰.

Beruf (KldB 2010)	Gesamtwert 2025	Gesamtwert 2024	Vakanzzeit 2025 (Median)	Arbeitsuchende je Stelle 2025	Beschäftigte
Immobilienvermarktung und -verwaltung, Fachkraft (61312)	1,17²	1,17⁹	71 Tage²	4,3²	37.153²
Immobilienvermarktung und -verwaltung, Spezialist (61313)	1,33²	1,5⁹	71 Tage²	10,1²	37.034²
Immobilienvermarktung und -verwaltung, Experte (61314)	1,8²	1,8⁹	77 Tage²	2,2²	2.439²
Facility-Management, Spezialist (61323)	2,0²	1,83⁹	63 Tage²	2,7²	17.442²

Engpassberuf ab 2,0 Punkten, Beobachtungsbereich von 1,5 bis unter 2,0². Beschäftigte: sozialversicherungspflichtig, ohne Arbeitnehmerüberlassung und Auszubildende, Stand Juni 2025².

Nachwuchs: Ausbildungszahlen für Immobilienkaufleute

Im Jahr 2024 wurden für Immobilienkaufleute 3.219 Ausbildungsverträge neu abgeschlossen, nach 3.156 im Jahr 2023 und 3.363 im Jahr 2022¹¹. Am Jahresende 2024 waren 8.400 Personen in Ausbildung, 2.622 bestanden im selben Jahr die Abschlussprüfung¹¹. Die Vertragslösungsquote lag bei 20,8 % nach 22,6 % im Vorjahr¹¹.

Die Zahlen gelten für den Beruf insgesamt; Immobilienkaufleute arbeiten nicht nur in Verwaltungen, sondern auch bei Maklern und in der Wohnungswirtschaft. Wie sich die Lage in Büro-, Buchhaltungs- und Finanzberufen darstellt, zeigt die Datenseite Fachkräftemangel in kaufmännischen Berufen.

Verbandsumfrage und Amtsstatistik: Warum beide Bilder stimmen können

Die Verwaltungen melden Überlastung und Besetzungsprobleme, die BA-Engpassanalyse sieht für die Berufe der Immobilienvermarktung und -verwaltung insgesamt keinen Engpass. Ein Widerspruch ist das nicht, denn die Quellen messen Unterschiedliches:

Berufsabgrenzung: Die BA fasst Verwaltung und Vermarktung zusammen, Verwalter und Makler stehen in derselben Berufsgattung⁸. Eine Knappheit, die nur die Verwaltung betrifft, ist im Gesamtwert nicht getrennt sichtbar.
Gemeldete Stellen: Vakanzzeit und Arbeitsuchende je Stelle beruhen nur auf Stellen, die der BA gemeldet wurden. Der bundesweite Blick unterstellt zudem, dass Arbeitsuchende räumlich voll mobil sind².
Betriebliche Sicht: Der VDIV fragt Unternehmen nach Auslastung und offenen Stellen. Als Treiber des betriebswirtschaftlichen Wandels der Branche nennt der Verband neben dem Fachkräftemangel die Digitalisierung, ESG-Vorgaben und steigende regulatorische Anforderungen³.

Den Fachkräftemangel in der Immobilienwirtschaft weist die BA 2025 nur beim Facility-Management auf Spezialistenniveau als Engpass aus; in den befragten Verwaltungen zeigt er sich als Überlastung, lange Besetzungszeit und dünne Bewerberlage²³⁵.

Methodik und Hinweise zu den Daten

Die Werte stammen aus Verbandsumfragen und amtlichen Statistiken mit unterschiedlichen Abgrenzungen. Für die Einordnung ist wichtig:

VDIV-Branchenbarometer 2026: Online-Befragung vom 4. März bis 11. Mai 2026; 1.078 Unternehmen nahmen teil, 476 beantworteten den Fragebogen vollständig³. Erfasst sind das Geschäftsjahr 2025 und Planungen für 2026, Schwerpunkte sind unter anderem Personalgewinnung, Fluktuation und Ausbildung³.
Stichprobe: 90,2 % der teilnehmenden Unternehmen betreuen weniger als 3.000 Einheiten, 38,5 % weniger als 400; 93,4 % sind in der WEG-Verwaltung tätig, 82,3 % in der Mietverwaltung¹. Das sind Anteile der Teilnehmenden, keine Branchenstruktur. Nach eigener Angabe bildet das Barometer die amtliche Umsatzsteuerstatistik nicht proportional ab⁶.
Vergleiche zwischen Jahrgängen: Die Zusammensetzung der Stichprobe wechselt von Jahr zu Jahr⁶. Die Werte aus dem Branchenbarometer 2025 (Befragung Februar bis Mai 2025) sind deshalb nicht als Zeitreihe mit den Werten von 2026 zu lesen⁵.
BA-Engpassanalyse 2025: 157 Engpassberufe nach 163 im Jahr 2024 und 183 im Jahr 2023². Engpassberuf ab 2,0 Punkten, Beobachtungsbereich ab 1,5; eine Vakanzzeit (Median) ab 80 Tagen gilt als Engpass-Anzeichen, 60 bis unter 80 Tage als schwaches Anzeichen². Die Analyse ist keine Prognose².
Besetzungsdauer: Die knapp 16 Wochen des VDIV sind der durchschnittliche Zeitaufwand aus Sicht der befragten Betriebe⁵, die 71 Tage der BA der Median abgeschlossener Vakanzen gemeldeter Stellen². Beide Werte sind verschieden definiert und nicht ineinander umzurechnen.
Monatsdaten: Arbeitslose nach Zielberuf und gemeldete Arbeitsstellen zum Stichtag 15.09.2026 im Vergleich zum 15.09.2025¹⁰. Die Engpassanalyse arbeitet dagegen mit Jahreswerten und mit Arbeitsuchenden statt Arbeitslosen².
Ausbildung: Als Neuabschlüsse zählt das BIBB begonnene Verträge, die am 31.12. noch bestehen; alle Absolutwerte sind auf ein Vielfaches von 3 gerundet¹¹.

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Häufige Fragen

Gibt es einen Fachkräftemangel in der Immobilienverwaltung?

Aus Sicht der befragten Betriebe ja: Im VDIV-Branchenbarometer 2026 bezeichnen sich 62,1 % der befragten Verwaltungen als überlastet, und mehr als die Hälfte der Verwaltungen, die 2025 Personal suchten, konnte nicht alle offenen Stellen besetzen¹. Die BA-Engpassanalyse 2025 weist die Berufe der Immobilienvermarktung und -verwaltung dagegen nicht als Engpassberuf aus².

Wie lange dauert die Stellenbesetzung in der Immobilienverwaltung?

In den vom VDIV befragten Verwaltungen dauerte die Besetzung 2024 im Durchschnitt knapp 16 Wochen, auf eine Stelle kamen etwa neun Bewerbungen⁵. Bei der BA gemeldete Stellen für Immobilienvermarktung und -verwaltung waren 2025 auf Fachkraft- und Spezialistenniveau im Median 71 Tage offen². Beide Werte sind verschieden definiert.

Wie viele Hausverwaltungen gibt es in Deutschland?

Eine Zahl der Verwaltungsunternehmen nennen die hier ausgewerteten Quellen nicht. Die BA zählt Beschäftigte nach Berufen: In der Immobilienvermarktung und -verwaltung waren im Juni 2025 rund 37.000 Personen auf Fachkraft- und ebenso viele auf Spezialistenniveau sozialversicherungspflichtig beschäftigt, Makler eingeschlossen²⁸. Ende 2025 gab es in Deutschland rund 44,0 Millionen Wohnungen, davon 23,6 Millionen in 3,5 Millionen Mehrfamilienhäusern¹².

Wie viele Einheiten betreut ein Mitarbeiter in der Hausverwaltung?

Eine Kennzahl zu Einheiten je Mitarbeiter nennen die hier zitierten Veröffentlichungen nicht. Das VDIV-Branchenbarometer 2026 zeigt die Größe der teilnehmenden Unternehmen: 90,2 % betreuen weniger als 3.000 Einheiten, 38,5 % weniger als 400¹. Offene Stellen hatten 67,7 % der Verwaltungen ab 3.000 Einheiten und 60,0 % der Verwaltungen mit 1.000 bis unter 3.000 Einheiten⁴.

Quellen

Verband der Immobilienverwalter Deutschland e. V. (VDIV Deutschland): Branchenbarometer 2026: Wirtschaftlich auf Wachstumskurs, personell am Limit, 04.08.2026
Statistik der Bundesagentur für Arbeit: Berichte: Blickpunkt Arbeitsmarkt – Fachkräfteengpassanalyse 2025 (Bericht und Tabellen, Download-Paket), Mai 2026
Verband der Immobilienverwalter Deutschland e. V. (VDIV Deutschland): VDIV-Branchenbarometer 2026: Immobilienverwaltungen zunehmend überlastet – Trennung von unrentablen Eigentümergemeinschaften unvermeidlich (Pressemitteilung), 19.08.2026
Verband der Immobilienverwalter Deutschland e. V. (VDIV Deutschland): Branchenbarometer 2026: Digitalisierung steigt auf der Prioritätenliste, 31.08.2026
Verband der Immobilienverwalter Deutschland e. V. (VDIV Deutschland): Engpässe, Fluktuation, Überlastung (VDIVaktuell, Ausgabe 8/2025), 09.12.2025
Verband der Immobilienverwalter Deutschland e. V. (VDIV Deutschland): 14. VDIV-Branchenbarometer 2026 (E-Paper, Online-Ansicht), Kap. 1.1 und Kap. 6.6, August 2026
Verband der Immobilienverwalter Deutschland e. V. (VDIV Deutschland): VDIV Deutschland veröffentlicht Branchenbarometer 2025: Immobilienverwaltungen zwischen Wachstum, Transformation und Fachkräftemangel (Pressemitteilung), 12.09.2025
Statistik der Bundesagentur für Arbeit: Klassifikation der Berufe 2010 – überarbeitete Fassung 2020: Alphabetisches Verzeichnis der Berufsbenennungen, Stand 20.01.2026
Statistik der Bundesagentur für Arbeit: Fachkräfteengpassanalyse 2024 (Bericht und Tabellen, Download-Paket), Mai 2025
Statistik der Bundesagentur für Arbeit: Arbeitsmarkt in Zahlen – Arbeitsmarkt nach Berufen (KldB 2010), Deutschland, September 2026 (Tabelle 2.1), September 2026 (erstellt 22.09.2026)
Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB), auf Basis der Berufsbildungsstatistik der statistischen Ämter des Bundes und der Länder: DAZUBI-Datenblatt Immobilienkaufmann/-kauffrau (61312), Deutschland, 2025 (Berichtsjahr 2024)
Statistisches Bundesamt (Destatis): 44,0 Millionen Wohnungen in Deutschland zum Jahresende 2025 (Pressemitteilung Nr. 250), 16.07.2026

Stand der Angaben: 23.10.2026. Zahlen Dritter sind unverändert aus den genannten Quellen übernommen.

Fachkräftemangel in der Immobilienverwaltung 2026: Was die Zahlen über Verwaltungen am Limit zeigen