Wo finde ich gute Mitarbeiter? Besetzungswege im Vergleich

Mitarbeiter finden im Fachkräftemangel: die Lage 2026

Die Nachfrage nach Arbeitskräften bleibt schwach: Im zweiten Quartal 2026 gab es bundesweit 1,02 Mio. offene Stellen; mit Ausnahme der Corona-Lockdowns 2020 lag die Arbeitskräftenachfrage laut IAB seit 2016 nicht mehr so niedrig⁴. Auf 100 offene Stellen kamen durchschnittlich 291 arbeitslos gemeldete Personen⁴. Als schwierige Besetzung galten 2025 noch 30,5 % der Neueinstellungen, nach 36,3 % im Jahr 2024 und 41,1 % im Jahr 2023; die Werte ab 2024 sind vorläufig⁵.

Entspannt ist die Lage damit nicht in allen Berufen. Für 2025 weist die Bundesagentur für Arbeit 157 Berufsgattungen mit Fachkräfteengpässen aus, nach 163 im Vorjahr; auf sie entfiel die Hälfte der gemeldeten Stellen für Fachkräfte, Spezialisten und Experten⁶. Zugleich suchte nur etwa jede fünfte arbeitslose Fachkraft eine Beschäftigung in einem Engpassberuf⁶.

Mehr Bewerbungen bedeuten dabei nicht automatisch passende Kandidaten. Je sozialversicherungspflichtiger Neueinstellung (ohne Auszubildende) gingen 2025 im Schnitt 16 Bewerbungen ein, 2022 waren es 9; aus Sicht der Betriebe waren davon nur rund 4 (28 %) prinzipiell geeignet⁴. Kleine Betriebe mit weniger als 50 Beschäftigten erhielten im Schnitt 8 Bewerbungen, davon 2 geeignete, Betriebe mit 250 und mehr Beschäftigten 27, davon 7 geeignete⁴.

Im Berufssektor der kaufmännischen und unternehmensbezogenen Dienstleistungsberufe gingen 2025 je Neueinstellung im Schnitt 22 Bewerbungen ein, davon 5 geeignete⁴. Die Lage in diesen Berufen beschreibt der Beitrag zum Fachkräftemangel in kaufmännischen Berufen.

Als Gründe für Besetzungsschwierigkeiten lagen 2025 eine unzureichende berufliche Qualifikation der Bewerber (18,7 % aller Neueinstellungen) und zu wenige Bewerber (18,6 %) gleichauf; 2023 betraf der Bewerbermangel noch 31,4 %, die Werte für 2025 sind vorläufig⁵. Je Einstellung waren mehrere Gründe möglich, die Werte lassen sich deshalb nicht addieren.

Wo finde ich gute Mitarbeiter: die Besetzungswege 2025 im Vergleich

Die IAB-Stellenerhebung fragt Betriebe, über welche Wege sie Personal gesucht haben und welcher Weg am Ende für die Besetzung entscheidend war. 2025 suchten sie bei 82 % der Neueinstellungen über mindestens einen digitalen Weg; zusammen waren die Online-Wege bei 52 % entscheidend, nach 47 % im Vorjahr¹.

Als einzelner Weg lag der über eigene Beschäftigte oder persönliche Kontakte vorn: Bei 48 % der Neueinstellungen wurde (auch) darüber gesucht, bei 27 % war er entscheidend¹. Über die eigene Homepage suchten die Betriebe am häufigsten, bei 70 % der Neueinstellungen; entscheidend war sie bei 20 %¹.

Das IAB geht davon aus, dass die Reichweite jedes Suchwegs eingeschränkt sein dürfte, weil darüber immer nur ein Teil der relevanten Zielgruppe angesprochen wird – bei einer Zeitschriftenannonce ebenso wie bei einem Stellenportal im Internet oder beim Weg über eigene Beschäftigte und persönliche Kontakte¹. Auch über die Bundesagentur für Arbeit ist nur ein Teil des Markts sichtbar: Im ersten Quartal 2026 war ihr rund die Hälfte aller offenen Stellen gemeldet (51 %)⁷, im zweiten Quartal rund 52 %, beide Werte vorläufig⁵.

Weg	Darüber gesucht¹	Darüber besetzt¹
Eigene Beschäftigte oder persönliche Kontakte	48 %	27 %
Internet-Jobbörsen (ohne Arbeitsagentur)	57 %	21 %
Eigene Homepage	70 %	20 %
Soziale Medien	43 %	9 %
Initiativbewerbungen oder Bewerberpool	25 %	6 %
Kontakt zur Arbeitsagentur (JobSuche, Vermittlung)	39 %	4 %
Private Arbeitsvermittlung	9 %	4 %
Eigene Inserate in Zeitungen oder Zeitschriften	17 %	3 %
Auswahl aus Auszubildenden, Leiharbeitern oder Praktikanten	4 %	2 %
Sonstiger Weg	30 %	4 %

IAB-Stellenerhebung: Anteil an den sozialversicherungspflichtigen Neueinstellungen 2025 ohne Auszubildende und geringfügig Beschäftigte, Hochrechnung auf Basis vorläufiger Beschäftigtenzahlen. „Gesucht“: Mehrfachnennungen möglich. „Besetzt“: der aus Sicht des Betriebs entscheidende Weg, je Einstellung einer; diese Werte ergeben zusammen 100 %¹. Der IAB-Wert für alle Online-Wege zusammen (52 %) schließt die JobSuche der Bundesagentur ein, die in der Abbildung mit der Vermittlung der Arbeitsagentur in einer Zeile steht; er lässt sich deshalb nicht aus den einzelnen Zeilen addieren¹. „Bewerberpool“ meint den Bewerberbestand des Betriebs selbst, nicht den Pool eines Vermittlers.

Passive Kandidaten im Recruiting: wer sucht und wer nicht

Stellenanzeigen, Jobbörsen und die eigene Karriereseite erreichen vor allem Menschen, die gerade selbst suchen oder sich umsehen. Laut Gallup Engagement Index 2025 suchen 12 % der Beschäftigten in Deutschland aktiv eine neue Stelle, weitere 25 % halten Ausschau². Rechnerisch suchen damit rund 63 % weder aktiv noch halten sie Ausschau (eigene Rechnung)². Befragt wurden 1.700 Arbeitnehmende ab 18 Jahren insgesamt, nicht gesondert Fachkräfte².

Wer offen ist, findet durchaus Angebote: Von den aktiv Suchenden und den Offenen hatten 45 % in den drei Monaten vor der Befragung interessante Stellenangebote gefunden⁸. Gallup weist darauf hin, dass eine Wechselabsicht nicht mit einem tatsächlichen Wechsel gleichzusetzen ist².

Wie verbreitet Jobwechsel sind, zeigen die Einstellungsdaten. Bei 62,4 % der sozialversicherungspflichtigen Neueinstellungen 2024 (ohne Auszubildende, vorläufige Werte) war die eingestellte Person direkt vorher woanders beschäftigt, rund 19 % kamen aus Arbeitslosigkeit³. Ob die Eingestellten zuvor selbst aktiv gesucht hatten, erfasst diese Statistik nicht. In der mittleren Erwerbsphase von 35 bis 49 Jahren waren weniger als 40 % der sozialversicherungspflichtig Beschäftigten durchgängig bei nur einem Arbeitgeber; innerhalb dieser Phase wie auch der frühen von 25 bis 34 Jahren hatten Beschäftigte im Schnitt 2,7 verschiedene Arbeitgeber⁹.

Viele Beschäftigte werden zudem direkt angesprochen: 31 % wurden im Jahr vor der Befragung Ende 2025 von Personalvermittlern kontaktiert, nach 33 % im Jahr 2024 und 13 % im Durchschnitt der Jahre 2010 bis 2019⁸. Die Bleibeabsicht hat sich zuletzt erholt: 56 % haben uneingeschränkt vor, in einem Jahr noch bei ihrem jetzigen Arbeitgeber zu arbeiten, nach 50 % im Jahr 2024 und 78 % im Jahr 2018².

Nur ein kleiner Teil der Beschäftigten sucht aktiv, die meisten Neueingestellten kommen aber direkt aus einer anderen Beschäftigung. Wer nur auf aktiv Suchende setzt, erreicht deshalb nur einen Teil der Menschen, für die ein Wechsel in Frage kommt.

Wechselbereite Fachkräfte erreichen: worauf Beschäftigte achten

Was Wechselbereite an einem Arbeitsplatz schätzen, unterscheidet sich kaum von dem, was allen Beschäftigten wichtig ist. Als wechselbereit gilt in der IW-Beschäftigtenbefragung 2024, wer es für mindestens 70 % wahrscheinlich hält, sich in den kommenden zwei Jahren eine Stelle bei einem neuen Arbeitgeber zu suchen; das trifft auf rund jeden achten Beschäftigten zu¹⁰.

Fast allen Beschäftigten ist ein sicherer Arbeitsplatz (eher) wichtig, neun von zehn wollen ihr Wissen und Können voll einbringen, für 90 % zählen kurze Fahrtzeiten zwischen Wohnort und Betrieb¹⁰. Für mehr als sieben von zehn sind eine betriebliche Altersversorgung und die Tarifbindung des Betriebs (eher) wichtig¹⁰. Eine Ausnahme nennt das IW: Wechselwilligen ist eine erfolgs- und leistungsabhängige Vergütung wichtiger als Beschäftigten mit geringer Wechselwahrscheinlichkeit¹⁰.

Einige dieser Merkmale nennen Online-Stellenanzeigen selten. Große Entscheidungsspielräume sind knapp 77 % der Beschäftigten (eher) wichtig, genannt werden sie in 2,6 % der ausgewerteten Anzeigen; eine leistungsabhängige Vergütung sehen knapp 65 % als Mehrwert, beworben wird sie in 3,6 %¹⁰. Am häufigsten nennen die Anzeigen die betriebliche Altersvorsorge (33,9 %) und Beschäftigungssicherheit (24,6 %) und damit Merkmale, die auch Beschäftigten besonders wichtig sind¹⁰. Das IW weist darauf hin, dass solche Angaben auch auf weiterführenden Seiten stehen können, auf die eine Anzeige verweist¹⁰.

Beim Arbeitsmodell unterscheiden sich die Stellen deutlich. 2024 gab es bei 26 % der sozialversicherungspflichtigen Neueinstellungen (ohne Auszubildende) eine Homeoffice-Option, bei Spezialisten- und Expertenstellen bei 57 %, bei Fachkraftstellen bei 17 % und in den kaufmännischen und unternehmensbezogenen Dienstleistungsberufen bei 59 %¹¹.

Mit der Zusage ist die Besetzung zudem nicht gesichert. Von den Beschäftigten, die weniger als zwölf Monate im Unternehmen sind, suchen 21 % schon wieder aktiv, weitere 15 % sind offen für Neues; nur 21 % der Neuzugänge bewerten ihr Onboarding als ausgezeichnet². Gallup hält es für möglich, dass das Onboarding dazu beiträgt².

Für Ihr Angebot an wechselbereite Kandidaten folgt daraus, diese Punkte konkret zu benennen:

Aufgaben, Entscheidungsspielräume und feste Ansprechpartner
Arbeitszeitmodell, mobiles Arbeiten und Arbeitsort
Vergütungsbestandteile, betriebliche Altersversorgung und Tarifbindung
Einarbeitung in den ersten Monaten

Besetzungswege für Unternehmen kombinieren: Anzeige, Empfehlung, Kandidaten-Pool

Aus den Daten folgt keine Rangliste, sondern eine Arbeitsteilung. Die Online-Wege, also Jobportale wie die JobSuche der Bundesagentur und private Jobbörsen, die eigene Website und soziale Medien, waren 2025 zusammen bei gut der Hälfte der Neueinstellungen entscheidend¹. Stellenanzeigen dort erreichen vor allem Menschen, die gerade suchen oder Ausschau halten. Empfehlungen aus dem Team erschließen das Netzwerk der Belegschaft, bleiben aber auf dieses Netzwerk begrenzt.

Ein Kandidaten-Pool setzt an einer anderen Stelle an. Ein Vermittler mit eigenem Pool steht in Kontakt mit Fachkräften, die wechselbereit sind, aber nicht selbst Anzeigen durchsuchen, qualifiziert sie vorab und stellt Arbeitgebern passende Kandidaten vor. Voraussetzung ist, dass der Pool die gesuchte Rolle und Region abdeckt.

Am ehesten entspricht diesem Weg in der IAB-Erhebung die Kategorie „private Arbeitsvermittlung“: 2025 suchten Betriebe bei 9 % der Neueinstellungen (auch) darüber, bei 4 % war sie entscheidend¹. Sie lässt sich mit eigenen Ausschreibungen kombinieren. Wie sich die Modelle unterscheiden, erläutert der Beitrag Direktvermittlung, Zeitarbeit und Headhunter im Vergleich.

Für Steuerkanzleien liegen Zahlen aus der Kammerbefragung STAX 2024 vor: Suchende Kanzleien schrieben am häufigsten auf der eigenen Website (62 %) und in Online-Stellenbörsen (59,7 %) aus, doch nur 23,2 % von ihnen konnten alle offenen Stellen besetzen¹². Mitarbeiter-Netzwerke nutzten 35,5 %, Headhunter 24,6 %¹². Die Wege je Kanzleityp vergleicht der Beitrag zur Mitarbeitergewinnung in der Kanzlei.

Anzeigen erreichen aktiv Suchende, Empfehlungen das Netzwerk der Belegschaft, ein Kandidaten-Pool auch wechselbereite Fachkräfte ohne eigene Suche. Wenn Sie gute Mitarbeiter finden wollen, kombinieren Sie die Wege je nach Rolle und Dringlichkeit.

Wie Heidemann & Elbe Arbeitgeber unterstützt

Heidemann & Elbe vermittelt Fachkräfte direkt in Festanstellung, aus einem eigenen, persönlich vorqualifizierten Kandidaten-Pool, an Arbeitgeber aus Kanzleien und Beratung, Immobilienwirtschaft, Banken und Finanz, Versicherungen, Industrie und Mittelstand sowie Office und Verwaltung. Arbeitgeber erhalten kein Anzeigen-Roulette und keinen Bewerbungsstapel, sondern fertige Kandidaten für die gesuchte Rolle.

Heidemann & Elbe arbeitet mit mehr als 600 Partnerunternehmen zusammen; bis zur ersten Besetzung vergehen in der Regel weniger als 30 Tage. Besetzungen unter anderem in Steuer- und Rechtsanwaltskanzleien zeigen die Referenzen von Heidemann & Elbe, ein erstes Gespräch vereinbaren Sie über die Kontaktseite für Arbeitgeber.

Häufige Fragen

Wo finde ich neue Mitarbeiter, wenn auf meine Stellenanzeige kaum passende Bewerbungen kommen?

Stellenanzeigen erreichen vor allem Menschen, die selbst suchen oder Ausschau halten; laut Gallup sind das 12 % beziehungsweise weitere 25 % der Beschäftigten². Ergänzend hilft der Weg über eigene Beschäftigte und persönliche Kontakte, 2025 bei 27 % der Neueinstellungen entscheidend¹, sowie die Vermittlung aus einem Kandidaten-Pool, die auch Wechselbereite ohne eigene Suche erreicht.

Was sind passive Kandidaten?

Gemeint sind Beschäftigte, die nicht aktiv nach einer neuen Stelle suchen, für ein passendes Angebot aber offen sein können. Laut Gallup suchen 12 % der Beschäftigten aktiv, weitere 25 % halten Ausschau². Wie verbreitet Wechsel sind, zeigt das IAB: Bei 62,4 % der sozialversicherungspflichtigen Neueinstellungen 2024 kam die Person direkt aus einer anderen Beschäftigung³; ob sie vorher aktiv gesucht hatte, erfasst die Statistik nicht.

Wie viele Bewerbungen auf eine Stelle sind im Schnitt geeignet?

2025 gingen je sozialversicherungspflichtiger Neueinstellung im Schnitt 16 Bewerbungen ein, davon waren aus Sicht der Betriebe rund 4 (28 %) prinzipiell geeignet⁴. Bei Spezialisten- und Expertenstellen lag der Anteil geeigneter Bewerbungen bei durchschnittlich 23 %⁴.

Ist ein eigener Bewerberpool dasselbe wie der Kandidaten-Pool eines Vermittlers?

Nein. In der IAB-Erhebung bildet der Bewerberbestand eines Betriebs zusammen mit Initiativbewerbungen eine eigene Kategorie; 2025 war dieser Weg bei 6 % der Neueinstellungen entscheidend¹. Der Vermittlung aus dem Pool eines Dritten entspricht am ehesten die private Arbeitsvermittlung, über die bei 9 % der Neueinstellungen (auch) gesucht wurde und die bei 4 % entscheidend war¹. Die Unterschiede der Vermittlungsmodelle erklärt der Beitrag Direktvermittlung, Zeitarbeit und Headhunter im Vergleich.

Quellen

Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB), IAB-Forum: IAB-Stellenerhebung 1/2026: Online-Medien sind bei der Personalsuche auf dem Vormarsch (mit Abbildung „Wege der betrieblichen Personalrekrutierung 2025“), 08.06.2026
Gallup: Gallup Engagement Index Deutschland 2025 – Pressemitteilung, 12.03.2026 (Befragung 17.11.–20.12.2025, 1.700 Arbeitnehmende ab 18 Jahren)
Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB), IAB-Forum: IAB-Stellenerhebung 2/2025: Die meisten Neueinstellungen gehen nach wie vor auf Jobwechsel zurück, 04.09.2025 (Werte für 2024 vorläufig)
Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB), IAB-Forum: IAB-Stellenerhebung 2/2026: Fast drei von vier Bewerbungen sind aus betrieblicher Sicht ungeeignet (mit Abbildung „Zahl der (geeigneten) Bewerbungen bei sozialversicherungspflichtigen Neueinstellungen 2025“), 03.09.2026
Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB): IAB-Stellenerhebung: Indikatoren (Excel-Zeitreihen), Tabellen 1, 7, 8, 12 und 13, Stand: September 2026 (Zahlen ab 2024 vorläufig)
Bundesagentur für Arbeit: Fachkräfte bleiben knapp: Zuwanderung gewinnt weiter an Bedeutung (Presseinfo Nr. 32), 02.09.2026
Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB), IAB-Forum: IAB-Monitor Arbeitskräftebedarf 1/2026: Der Arbeitskräftebedarf verharrt auf niedrigem Niveau, 11.06.2026
Gallup: Gallup Engagement Index Deutschland 2025 – Bericht, 12.03.2026
Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB): IAB-Kurzbericht 14/2026: Stabilität und Veränderungen in Erwerbsverläufen: Nur ein Arbeitgeber war schon immer die Ausnahme, 11.08.2026
Institut der deutschen Wirtschaft (IW): IW-Report Nr. 53: Arbeitsplatzattraktivität – Zwischen Wunsch und Versprechen, 06.11.2025 (Beschäftigtenbefragung April 2024, Online-Stellenanzeigen 2024)
Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB), IAB-Forum: IAB-Stellenerhebung 3/2025: Akademikerstellen haben mehrheitlich eine Homeoffice-Option, 04.12.2025
Bundessteuerberaterkammer / Institut für Demoskopie Allensbach: STAX 2024 – Sonderauswertungen Digitalisierung und Fachkräftemangel in der Steuerberaterbranche (Beihefter zu DStR Heft 4/2025), 25.01.2025

Stand der Angaben: 23.10.2026. Zahlen Dritter sind unverändert aus den genannten Quellen übernommen.

Wo finde ich gute Mitarbeiter? Besetzungswege im Vergleich und wie Sie Beschäftigte erreichen, die nicht aktiv suchen