Kosten einer Fehlbesetzung: Studien und Fluktuationskosten

Kosten einer Fehlbesetzung: was Studien messen und was nicht

Wer die Kosten einer Fehlbesetzung beziffern will, stößt auf Zahlen, die Unterschiedliches messen. Die hier ausgewerteten deutschen Erhebungen erfassen die Kosten einer abgeschlossenen Neueinstellung, also Suche, Auswahl und Einarbeitung¹⁴. Eine Einstellung, die nicht trägt und wieder endet, weisen sie nicht gesondert aus.

Daneben stehen Pauschalwerte für Fluktuationskosten, US-Erhebungen und gesamtwirtschaftliche Schätzungen. Die Tabelle ordnet diese Werte nach dem, was sie messen.

Quelle	Was gemessen wird	Wert
BIBB, Erhebung 2022/2023	Kosten einer externen Neueinstellung (Fachkraft mit dualer Ausbildung)	13.689 Euro im Mittel, bei der Hälfte der Betriebe unter 5.700 Euro¹
Muehlemann/Pfeifer (IZA), Daten 2007	Einstellungskosten einer Fachkraft: Rekrutierung und Einarbeitung	4.733 Euro, mehr als 8 Wochenlöhne⁴
SHRM, USA, Erhebung 2021	Kosten je Einstellung (cost-per-hire)	Mittelwert 4.683 US-Dollar, Median 1.244 US-Dollar⁵
Gallup Deutschland 2025	Fluktuationskosten je Nachbesetzung, Pauschalangabe ohne Methode	„in der Regel“ ein Jahresgehalt²
Center for American Progress, USA	Fluktuationskosten aus Fallstudien der Jahre 1992 bis 2007	Median 21 % eines Jahresgehalts ohne Führungskräfte und Ärzte, Spanne aller Fallstudien 5,8 bis 213 %⁶
Gallup Deutschland 2025	Produktivitätseinbußen durch innere Kündigung 2025, volkswirtschaftlich; weder Fehlbesetzung noch Fluktuation	119,2 bis 142,3 Mrd. Euro²

Eigene Zusammenstellung. Definitionen, Jahre und Länder unterscheiden sich, die Werte lassen sich nicht verrechnen; Dollarwerte sind nicht umgerechnet.

Was kostet eine Neueinstellung? Die BIBB-Erhebung 2022/2023

Aktuelle repräsentative Zahlen für Deutschland liefert das Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB). Grundlage sind Angaben von 2.668 Betrieben, die seit 2020 Fachkräfte vom externen Arbeitsmarkt eingestellt haben; erfasst wurde jeweils die zuletzt eingestellte Fachkraft in einem dualen Ausbildungsberuf, für Stellen mit Hochschulabschluss gelten die Werte also nicht¹.

Im Schnitt kostete die Gewinnung einer Fachkraft 13.689 Euro, bei der Hälfte der Betriebe aber weniger als 5.700 Euro¹. Die Kosten verteilen sich also nicht symmetrisch um den Mittelwert, einzelne Betriebe mit hohen Kosten heben ihn an.

Mit der Betriebsgröße steigen die Kosten: von 12.345 Euro in Kleinstbetrieben mit 1 bis 9 Beschäftigten über 15.189 Euro (10 bis 49) und 18.917 Euro (50 bis 499) bis 21.386 Euro ab 500 Beschäftigten¹.

Die Kosten wachsen zudem schneller als die der eigenen Ausbildung. Seit 2012/2013 stiegen die Personalgewinnungskosten nach der Modellrechnung des BIBB um 65 %, die Nettoausbildungskosten um 28 %¹. Sieben von zehn Betrieben beurteilten 2022/2023 die regionale Fachkräftesituation im betreffenden Ausbildungsberuf als schlecht (28 %) oder sehr schlecht (42 %)¹.

Die Suche selbst ist der kleinste Posten. Das Bewerbungsverfahren mit Inserierung, Personalkosten für die Auswahl und externer Beratung kostete im Schnitt 1.577 Euro, rund 11 % der Gesamtkosten¹. Der größere Teil entsteht nach dem ersten Arbeitstag:

Kostenblock	Durchschnitt je Fachkraft¹	Anteil¹
Weiterbildung während der Einarbeitung	7.643 Euro	56 %
davon Personalkosten für informelles Training, also die Arbeitszeit der Beschäftigten, die anlernen	6.448 Euro	–
davon Weiterbildungskurse und Arbeitsausfall durch die Kursteilnahme	701 Euro und 494 Euro	–
Geringere Produktivität in der Einarbeitungszeit	4.468 Euro	33 %
Bewerbungsverfahren	1.577 Euro	rund 11 %
Personalgewinnungskosten insgesamt	13.689 Euro	100 %

Gewichtete Mittelwerte für die zuletzt extern eingestellte Fachkraft, Anteile gerundet laut BIBB-Report¹.

Einarbeitung: der größte Block der Einstellungskosten

Dass die Einarbeitung den größten Teil ausmacht, zeigt auch eine ältere Studie von Muehlemann und Pfeifer auf Basis der BIBB-Erhebung 2007 mit 1.001 Betrieben ab 5 Beschäftigten: Von durchschnittlich 4.733 Euro je Neueinstellung entfiel etwa ein Drittel auf die Rekrutierung, zwei Drittel auf die Einarbeitung⁴.

Bis eine neue Fachkraft voll produktiv war, dauerte es im Schnitt rund 3,75 Monate⁴. Nach Angaben der Betriebe lag ihre Produktivität im Mittel 42,2 % unter der eingearbeiteter Fachkräfte; die Autoren nehmen an, dass dieser Abstand über die Einarbeitung linear verschwindet⁴.

Viele Betriebe nehmen einen höheren Einarbeitungsaufwand inzwischen bewusst in Kauf. Im ersten Halbjahr 2024 gingen 57 % der Betriebe, die Fachkräfte einstellten, bei mindestens einer Einstellung Kompromisse ein, mehr als doppelt so viele wie 2013³. Am häufigsten akzeptierten sie einen höheren Einarbeitungsaufwand (35 %); jeweils rund ein Viertel machte Zugeständnisse bei Vergütung, fachlicher Qualifikation oder Arbeitszeit, 21 % nahmen einen höheren Weiterbildungsbedarf hin³.

Ein Kompromiss ist keine Fehlbesetzung. Er verlagert aber Kosten in die Einarbeitung, also in den Block, der bei einer frühen Trennung verloren geht (eigene Einordnung).

Fluktuation: Kosten für Unternehmen zwischen Pauschalwert und Fallstudie

Für die Kosten eines Mitarbeiterwechsels nennt Gallup im Engagement Index Deutschland 2025 einen Pauschalwert: Das Nachbesetzen einer Stelle verursache „in der Regel“ Fluktuationskosten in Höhe eines Jahresgehalts, bedingt durch Ausschreibung, Recruiting, Produktivitätsverlust und Einarbeitung². Eine Berechnungsgrundlage nennen weder Pressemitteilung noch Bericht; der Wert ist kein Ergebnis der Befragung²⁷.

Wie stark gemessene Werte schwanken, zeigen US-Fallstudien der Jahre 1992 bis 2007, die das Center for American Progress ausgewertet hat. Ohne Führungskräfte und Ärzte lag der Median bei 21 % eines Jahresgehalts, bei Stellen unter 30.000 US-Dollar Jahresgehalt bei 16 %⁶. Die Spanne aller Fallstudien reichte von 5,8 bis 213 %; die höchsten Werte betrafen sehr gut bezahlte Stellen und Positionen auf Führungsebene⁶.

Einen gemessenen deutschen Wert für Fluktuationskosten je Stelle haben wir nicht gefunden. Belastbar sind die BIBB-Werte zur Neueinstellung; Pauschalwerte ersetzen keine Messung.

Was kostet eine Fehlbesetzung in der Probezeit?

Die Kosten einer Fehleinstellung, die in der Probezeit endet, misst keine der genannten Erhebungen. Aus den BIBB-Daten lässt sich aber ableiten, welche Posten anfallen (eigene Herleitung): Die erste Einarbeitung ist zum Teil verloren, die Suche beginnt neu, die Stelle bleibt erneut unbesetzt. Die Personalgewinnungskosten fallen also im Kern zweimal an, wenn auch nicht exakt doppelt, weil bei einer frühen Trennung erst ein Teil der Einarbeitung angefallen ist.

Hinzu kommt die Zeit bis zur Nachbesetzung. Vom Beginn der Personalsuche bis zum tatsächlichen Arbeitsbeginn vergingen bei sozialversicherungspflichtigen Neueinstellungen ohne Auszubildende 2025 im Schnitt rund 86 Tage, davon rund 61 Tage geplant und rund 25 Tage ungeplante Verzögerung⁸. Im BIBB-Report schätzten Kleinstbetriebe den Abstand zwischen geplantem und tatsächlichem Einstellungsdatum der zuletzt eingestellten Fachkraft auf rund 19 Wochen, Großbetriebe auf etwa 10 Wochen; nur etwa jeder fünfte Betrieb konnte die Fachkraft zum gewünschten Zeitpunkt anfangen lassen¹. Der Beitrag Wie lange dauert es, eine Stelle zu besetzen? ordnet die unterschiedlichen Messungen ein.

Was eine unbesetzte Stelle für das Team bedeutet, zeigen die Erwartungen der Unternehmen. Im DIHK-Fachkräftereport 2025/2026 erwarten 55 % der Unternehmen als Folge von Personalengpässen eine Mehrbelastung der vorhandenen Belegschaft und 63 % steigende Arbeitskosten⁹. Das sind Erwartungen, keine gemessenen Kosten.

Arbeitszeit lässt sich mit den Arbeitskosten der betroffenen Stellen bewerten. Als grober Vergleichswert, nicht als Wert für eine bestimmte Stelle (eigene Einordnung): Unternehmen des Produzierenden Gewerbes und des Dienstleistungsbereichs zahlten 2025 nach einer Jahresschätzung im Schnitt 45,00 Euro je geleistete Arbeitsstunde, in den Finanz- und Versicherungsdienstleistungen 69,7 Euro¹⁰.

In eine eigene Schätzung gehören diese Posten, jeweils mit Ihren eigenen Werten:

Kosten der ersten Suche und Auswahl
Einarbeitung bis zur Trennung, vor allem die Arbeitszeit der Kolleginnen und Kollegen, die anlernen, sowie die geringere Produktivität in dieser Zeit
erneute Suche, Auswahl und vollständige Einarbeitung der Nachfolge
Zeit ohne Besetzung bis zum Arbeitsbeginn der Nachfolge, mit Mehrarbeit im Team oder liegen gebliebenen Aufgaben

Auswahl: welche Verfahren die Arbeitsleistung vorhersagen

Weil bei einer frühen Trennung vor allem die Einarbeitung verloren geht, liegt ein Hebel vor der Einstellung: in einer genauen Anforderungsanalyse und einem Auswahlverfahren, das die Eignung für die konkrete Stelle prüft. Einen Rahmen gibt die DIN 33430 mit Anforderungen an berufsbezogene Eignungsdiagnostik, von der Planung samt Anforderungsanalyse bis zur Qualifikation der Beteiligten¹¹. Über welche Wege Sie passende Kandidaten erreichen, vergleicht der Beitrag Wo finde ich gute Mitarbeiter? anhand von IAB-Daten.

Welche Verfahren die spätere Arbeitsleistung vorhersagen, haben Sackett, Zhang, Berry und Lievens in einer 2022 erschienenen Metaanalyse neu bewertet. Danach wurde die Validität vieler Verfahren deutlich überschätzt; die meisten früher hoch eingestuften Verfahren bleiben vorn, ihre mittlere Validität sinkt aber um 0,10 bis 0,20, und strukturierte Interviews stehen nun auf Rang 1¹².

Validität meint hier eine korrigierte Korrelation mit der Arbeitsleistung, keine Trefferquote in Prozent¹³. Unstrukturierte Interviews und die Zahl der Berufsjahre liegen deutlich hinter strukturierten Interviews¹³.

Auswahlverfahren	Sackett et al. 2022¹³	Schmidt & Hunter 1998¹³
Strukturiertes Interview	0,42	0,51
Fachwissenstest	0,40	0,48
Arbeitsprobe	0,33	0,54
Kognitiver Fähigkeitstest	0,31 (aktualisiert 2023: 0,23)	0,51
Assessment Center	0,29 (aktualisiert 2023: 0,33)	0,37
Unstrukturiertes Interview	0,19	0,38
Berufserfahrung in Jahren	0,07	0,18

Operative Validität (korrigierte Korrelation mit der Arbeitsleistung) nach der Vergleichstabelle von Sackett et al. 2023, die die Werte von 2022 wiedergibt und zwei aktualisiert¹³.

Einarbeitung, Probezeit und Bindung: was Arbeitgeber ableiten

Nach der Einstellung zählt die Einarbeitung. Von den Beschäftigten, die weniger als zwölf Monate im Unternehmen sind, suchen 21 % schon wieder aktiv, weitere 15 % sind offen für Neues; nur 21 % der Neuzugänge bewerten ihr Onboarding als ausgezeichnet². Gemessen wird die Wechselabsicht, nicht der Wechsel. Ein Plan für die ersten Monate mit festen Ansprechpartnern und Zwischengesprächen kann früh zeigen, ob die Besetzung trägt.

Rechtlich bietet die Probezeit dafür einen Rahmen. Während einer vereinbarten Probezeit von höchstens sechs Monaten kann das Arbeitsverhältnis mit zwei Wochen Frist gekündigt werden (§ 622 Abs. 3 BGB)¹⁴. Der allgemeine Kündigungsschutz greift erst nach mehr als sechs Monaten und für seit 2004 begonnene Arbeitsverhältnisse nur in Betrieben mit in der Regel mehr als zehn Arbeitnehmern (§ 1 Abs. 1, § 23 Abs. 1 KSchG)¹⁵¹⁶. Andere Schutzvorschriften wie § 17 MuSchG oder die Anhörung des Betriebsrats nach § 102 BetrVG gelten auch in dieser Zeit¹⁷¹⁸. Das ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

Langfristig geht es um Bindung. Laut einer Gallup-eigenen Meta-Analyse über 347 Unternehmen, Stand Mai 2024, geht hohe emotionale Bindung mit 21 % bis 51 % geringerer Fluktuation einher². Das ist ein Zusammenhang, keine Kostenzahl. Der Beitrag Warum kündigen Mitarbeiter? beschreibt die Gründe hinter Kündigungen.

Eine Fehlbesetzung lässt sich nicht ausschließen, ihre Kosten aber begrenzen: mit Sorgfalt bei Anforderungsprofil und Auswahl und einer Einarbeitung, die früh zeigt, ob die Besetzung trägt.

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Heidemann & Elbe vermittelt Fachkräfte direkt in Festanstellung, aus einem eigenen, persönlich vorqualifizierten Kandidaten-Pool, an Arbeitgeber aus Kanzleien und Beratung, Immobilienwirtschaft, Banken und Finanz, Versicherungen, Industrie und Mittelstand sowie Office und Verwaltung. Sie erhalten kein Anzeigen-Roulette und keinen Bewerbungsstapel, sondern fertige Kandidaten für die gesuchte Rolle.

Heidemann & Elbe arbeitet mit mehr als 600 Partnerunternehmen zusammen; bis zur ersten Besetzung vergehen in der Regel weniger als 30 Tage. Beispiele zeigen die Referenzen von Heidemann & Elbe, ein erstes Gespräch vereinbaren Sie über die Kontaktseite für Arbeitgeber.

Häufige Fragen

Gibt es eine Studie zu den Kosten einer Fehlbesetzung?

Eine repräsentative deutsche Studie, die die Kosten einer Fehlbesetzung direkt in Euro misst, liegt nach unserer Recherche nicht vor. Am nächsten kommt die BIBB-Kosten-Nutzen-Erhebung 2022/2023: Die Gewinnung einer extern eingestellten Fachkraft mit dualer Ausbildung kostete im Schnitt 13.689 Euro¹. Endet die Besetzung in der Probezeit, fällt ein großer Teil dieser Kosten erneut an (eigene Herleitung).

Wie hoch sind die Kosten eines Mitarbeiterwechsels?

Gallup nennt für Deutschland pauschal „in der Regel“ ein Jahresgehalt je Nachbesetzung, ohne Berechnungsgrundlage². US-Fallstudien kommen ohne Führungskräfte und Ärzte auf einen Median von 21 % eines Jahresgehalts⁶. Gemessen ist in Deutschland die Neueinstellung: im Schnitt 13.689 Euro je Fachkraft mit dualer Ausbildung¹.

Welcher Teil der Einstellungskosten entfällt auf die Einarbeitung?

Laut BIBB entfielen 2022/2023 56 % der Personalgewinnungskosten auf Weiterbildung während der Einarbeitung und 33 % auf die anfangs geringere Produktivität; das Bewerbungsverfahren machte rund 11 % aus¹.

Wie lässt sich das Risiko einer Fehleinstellung senken?

Mit einer genauen Anforderungsanalyse, einem strukturierten Auswahlverfahren und einer geplanten Einarbeitung. In der Metaanalyse von Sackett et al. stehen strukturierte Interviews auf Rang 1¹²; ihre Validität liegt bei 0,42, die unstrukturierter Interviews bei 0,19¹³.

Quellen

Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB): BIBB Report 2/2025: Eigene Ausbildung oder externe Fachkräftegewinnung – mit welchen Kosten müssen Betriebe rechnen? Ergebnisse der BIBB-Kosten-Nutzen-Erhebung 2022/2023, Juli 2025 (Erhebung 2022/2023)
Gallup: Gallup Engagement Index Deutschland 2025 – Pressemitteilung, 12.03.2026 (Befragung 17.11.–20.12.2025, 1.700 Arbeitnehmende ab 18 Jahren)
Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB), IAB-Forum: Fast sechs von zehn Betrieben gingen im ersten Halbjahr 2024 Kompromisse bei der Einstellung von Fachkräften ein, 10.12.2025 (IAB-Betriebspanel 2024)
IZA – Institute of Labor Economics: Muehlemann, S.; Pfeifer, H.: The Structure of Hiring Costs in Germany: Evidence from Firm-Level Data, IZA Discussion Paper No. 7656 (Zeitschriftenfassung: Industrial Relations 55(2), 2016), September 2013 (Daten der BIBB-Erhebung 2007)
Society for Human Resource Management (SHRM, USA): SHRM HR Benchmarking Reports Launch as a Free Member-Exclusive Benefit (mit Werten aus dem SHRM Benchmarking: Talent Access Report), 11.04.2022 (Erhebung April–November 2021)
Center for American Progress (USA): There Are Significant Business Costs to Replacing Employees (Heather Boushey, Sarah Jane Glynn), 16.11.2012 (ausgewertete Studien 1992–2007)
Gallup: Gallup Engagement Index Deutschland 2025 – Bericht, 12.03.2026
Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB), IAB-Forum: IAB-Monitor Arbeitskräftebedarf 1/2026: Der Arbeitskräftebedarf verharrt auf niedrigem Niveau, 11.06.2026
Deutsche Industrie- und Handelskammer (DIHK): DIHK-Fachkräftereport 2025/2026: Fachkräfteengpässe bleiben Herausforderung, Dezember 2025 (Konjunkturumfrage Herbst 2025; laut Kurzfassung fast 22.000, laut Methodik über 21.000 Unternehmensantworten)
Statistisches Bundesamt (Destatis): Pressemitteilung Nr. 148: Eine Arbeitsstunde kostete im Jahr 2025 durchschnittlich 45,00 Euro, 29.04.2026 (Jahresschätzung)
DIN Deutsches Institut für Normung / DIN Media: DIN 33430:2016-07 Anforderungen an berufsbezogene Eignungsdiagnostik, Juli 2016 (laut DIN Media aktuell, abgerufen 23.10.2026)
American Psychological Association (Journal of Applied Psychology), Abstract bei PubMed: Sackett, P. R.; Zhang, C.; Berry, C. M.; Lievens, F.: Revisiting meta-analytic estimates of validity in personnel selection: Addressing systematic overcorrection for restriction of range, Journal of Applied Psychology 107(11), 2040–2068, November 2022 (online 30.12.2021)
Cambridge University Press / Society for Industrial and Organizational Psychology: Sackett, P. R.; Zhang, C.; Berry, C. M.; Lievens, F.: Revisiting the design of selection systems in light of new findings regarding the validity of widely used predictors, Industrial and Organizational Psychology 16(3), 283–300, Table 1, 09.05.2023
Bundesministerium der Justiz / gesetze-im-internet.de: Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), § 622 Kündigungsfristen bei Arbeitsverhältnissen, abgerufen 23.10.2026
Bundesministerium der Justiz / gesetze-im-internet.de: Kündigungsschutzgesetz (KSchG), § 1 Sozial ungerechtfertigte Kündigungen, abgerufen 23.10.2026
Bundesministerium der Justiz / gesetze-im-internet.de: Kündigungsschutzgesetz (KSchG), § 23 Geltungsbereich, abgerufen 23.10.2026
Bundesministerium der Justiz / gesetze-im-internet.de: Mutterschutzgesetz (MuSchG), § 17 Kündigungsverbot, abgerufen 23.10.2026
Bundesministerium der Justiz / gesetze-im-internet.de: Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), § 102 Mitbestimmung bei Kündigungen, abgerufen 23.10.2026

Stand der Angaben: 23.10.2026. Zahlen Dritter sind unverändert aus den genannten Quellen übernommen.

Kosten einer Fehlbesetzung: Was Studien zeigen und was Arbeitgeber daraus ableiten