Vakanzzeit, Besetzungsdauer, Time to Hire: was die Zahlen messen
Zur Dauer der Stellenbesetzung veröffentlichen die Statistik der BA und das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) Zahlen mit unterschiedlichem Messkonzept. Die BA misst bei gemeldeten Stellen die Zeit vom gewünschten Besetzungstermin bis zur Abmeldung3. Das IAB befragt Betriebe zu ihrer letzten Neueinstellung und misst die Zeit vom Beginn der Suche bis zum Arbeitsbeginn4,1.
Die BA weist selbst darauf hin, dass sich der Besetzungsprozess in der IAB-Erhebung in Suchzeit, Vakanzzeit und Besetzungszeit zerlegen lässt, in ihrer eigenen Statistik dagegen nicht; dort gelte „ein abweichendes Messkonzept, das bei der Interpretation der Daten beachtet werden muss“2. Diese Seite trennt deshalb durchgehend zwischen Vakanzzeit (BA) und Besetzungsdauer (IAB).
| Kennzahl | Quelle | gemessen von … bis … | Wert |
|---|---|---|---|
| Laufzeit | BA, gemeldete Stellen | Meldung der Stelle bis Abmeldung | 162,4 Tage2 |
| Abgeschlossene Vakanzzeit | BA, gemeldete Stellen | gewünschter Besetzungstermin bis Abmeldung | 155,6 Tage2 |
| Geplante Besetzungsdauer | IAB, Betriebsbefragung | Beginn der Suche bis gewünschter Arbeitsbeginn | 61,3 Tage1 |
| Tatsächliche Besetzungsdauer | IAB, Betriebsbefragung | Beginn der Suche bis tatsächlicher Arbeitsbeginn | 86,1 Tage1 |
| Ungeplante Verzögerung (IAB: „ungeplante Vakanzdauer“) | IAB, Betriebsbefragung | gewünschter bis tatsächlicher Arbeitsbeginn | 24,8 Tage1 |
| Time to Hire | betriebsintern | legt jedes Unternehmen selbst fest | keine amtliche Zahl |
Wie lange dauert es, eine Stelle zu besetzen? Die Besetzungsdauer 2025 laut IAB
Die Statistik zur Besetzungsdauer aus Sicht der Betriebe liefert die IAB-Stellenerhebung: 2025 vergingen bei sozialversicherungspflichtigen Neueinstellungen vom Beginn der Personalsuche bis zum tatsächlichen Arbeitsbeginn durchschnittlich 86,1 Tage, nach 94,8 Tagen 2024 und 96,7 Tagen 20221. 2019 waren es 92,3 Tage, 2010 70,4 Tage; die Zahlen ab 2024 sind vorläufig1. West- und Ostdeutschland lagen 2025 mit 86,0 und 86,5 Tagen nahezu gleichauf1.
Geplant hatten die Betriebe im Schnitt 61,3 Tage vom Beginn der Suche bis zum gewünschten Arbeitsbeginn, also rund zwei Monate1. Tatsächlich begann die Arbeit im Schnitt 24,8 Tage später als gewünscht; 2022 lag diese ungeplante Verzögerung noch bei 33,5 Tagen1.
Das IAB sieht den Rückgang im Einklang mit der niedrigeren Arbeitsmarktanspannung: Die gesunkene Dauer spiegle wider, „dass Betriebe ihre offenen Stellen schneller besetzen können“5.
Betriebe planten 2025 für eine Neueinstellung rund zwei Monate ein und brauchten knapp drei: 61,3 geplante gegenüber 86,1 tatsächlichen Tagen1.
Durchschnittliche Vakanzzeit in Deutschland: gemeldete Stellen laut BA
Der BA gemeldete Arbeitsstellen, die im gleitenden Jahreszeitraum Oktober 2025 bis September 2026 abgemeldet wurden, waren ab dem gewünschten Besetzungstermin durchschnittlich 155,6 Tage vakant; im Vorjahreszeitraum waren es 169,0 Tage2. Im Berichtsmonat September 2026 lag der Wert bei 151,7 Tagen, nach 164,8 Tagen ein Jahr zuvor2.
Laut BA liegt die Vakanzzeit „im langjährigen Vergleich auf einem hohen Niveau“; das „dürfte trotz gestiegener Arbeitslosigkeit die angespannte Fachkräftesituation widerspiegeln“2. Im Jahr 2025 lag der Durchschnitt bei 166,7 Tagen, 2015 bei 84,2 und 2010 bei 55,2 Tagen2. Seit 2015 hat er sich damit annähernd verdoppelt, 2025 war der höchste Jahreswert der seit 2010 ausgewiesenen Reihe (beides eigene Berechnung)2.
Hinter dem Durchschnitt steht eine breite Verteilung. Von den Stellen, die zwischen Oktober 2025 und September 2026 abgemeldet wurden, waren 46,9 % länger als drei Monate vakant, im Vorjahreszeitraum 49,7 %2. 21,0 % waren weniger als einen Monat vakant, 5,9 % gar nicht, weil der Besetzungstermin bei der Abmeldung noch nicht überschritten war2. Die übrigen 26,2 % lagen zwischen einem und drei Monaten (eigene Berechnung)2.
Dauer der Stellenbesetzung nach Berufssektor, Region und Anforderungsniveau
Nach Berufssektoren weist die BA die Vakanzzeit nur für Stellen ohne Helfer- und Anlerntätigkeiten aus; dort lag sie insgesamt bei 157,3 Tagen2. Kaufmännische und unternehmensbezogene Dienstleistungsberufe kamen auf 119,4 Tage (Vorjahreszeitraum 130,9), die zweitkürzeste Vakanzzeit der fünf Sektoren nach den IT- und naturwissenschaftlichen Dienstleistungsberufen mit 108,3 Tagen2. Am längsten dauerte es in den Produktionsberufen mit 195,5 Tagen2.
Zwischen den Bundesländern reichte die Spanne von 123,7 Tagen in Berlin bis 184,4 Tagen in Sachsen-Anhalt2. Hamburg lag mit 157,4 Tagen nahe am Bundeswert, war nach eigener Auswertung aber das einzige Land mit einem deutlichen Anstieg gegenüber dem Vorjahreszeitraum, um 14,4 Tage2. Die Lage in der Hansestadt beschreibt der Beitrag zum Fachkräftemangel in Hamburg.
Nach Anforderungsniveau waren gemeldete Stellen für Fachkräfte am längsten offen, Stellen für Experten am kürzesten; auf allen vier Niveaus lag die Vakanzzeit unter dem Vorjahreszeitraum2.
| Anforderungsniveau | Okt. 2025 – Sep. 2026 | Vorjahreszeitraum | Jahr 2025 |
|---|---|---|---|
| Fachkräfte | 172,5 Tage | 186,6 Tage | 184,6 Tage2 |
| Helfer | 148,7 Tage | 165,4 Tage | 161,4 Tage2 |
| Spezialisten | 148,4 Tage | 158,2 Tage | 157,5 Tage2 |
| Experten | 103,2 Tage | 112,7 Tage | 109,9 Tage2 |
| Alle Niveaus | 155,6 Tage | 169,0 Tage | 166,7 Tage2 |
Vakanzzeit nach Beruf: kaufmännische und Kanzleiberufe
Für einzelne Berufe gibt es Mittelwerte aus den Monatsberichten der BA und Mediane aus ihrer Fachkräfteengpassanalyse. Wie stark die Kennzahl das Ergebnis prägt, zeigt die Steuerberatung (KldB 723). Sie gehört zu den 15 Berufsgruppen mit den längsten Vakanzzeiten sozialversicherungspflichtiger Stellen ohne Helfer und ohne Arbeitnehmerüberlassung: Von Oktober 2025 bis September 2026 waren solche Stellen dort im Mittel 239,1 Tage vakant, über alle Berufe 150,4 Tage; auf 100 Stellen kamen 69 Arbeitslose, über alle Berufe 3192.
Über alle Anforderungsniveaus nennt eine Antwort der Bundesregierung für Dezember 2024 bis November 2025 ein Mittel von 259 Tagen, 2015 waren es 88 Tage6. Der Median der Engpassanalyse 2025 liegt je Niveau bei 118 bis 142 Tagen7. Mehr dazu auf der Datenseite zum Fachkräftemangel in der Steuerberatung.
Der Median ist der mittlere Wert: Die Hälfte der Stellen war kürzer vakant, die Hälfte länger. Ab 80 Tagen wertet die BA ihn als Anzeichen eines Engpasses, von 60 bis unter 80 Tagen als schwaches Anzeichen7. Die Tabelle zeigt die Mediane ausgewählter kaufmännischer und Kanzleiberufe; wie knapp diese Berufe insgesamt sind, ordnet der Beitrag zum Fachkräftemangel in kaufmännischen Berufen ein.
| Beruf (KldB 2010), Anforderungsniveau | Median 2025 | Median 2024 |
|---|---|---|
| Büro- und Sekretariatskräfte (7140), Fachkraft | 51 Tage7 | 52 Tage8 |
| Personalentwicklung und -sachbearbeitung (7151), Fachkraft | 56 Tage7 | 57 Tage8 |
| Kaufmännische und technische Betriebswirtschaft (7130), Fachkraft | 65 Tage7 | 71 Tage8 |
| Buchhaltung (7221), Experte | 65 Tage7 | 58 Tage8 |
| Assistenz Rechtsanwaltskanzlei und Notariat (7311), Fachkraft | 72 Tage7 | 77 Tage8 |
| Buchhaltung (7221), Spezialist | 73 Tage7 | 77 Tage8 |
| Rechtsanwälte (7313), Experte | 77 Tage7 | 86 Tage8 |
| Versicherungskaufleute (7213), Fachkraft | 114 Tage7 | 141 Tage8 |
| Steuerberatung (7230), Fachkraft | 118 Tage7 | 142 Tage8 |
| Steuerberatung (7230), Experte | 130 Tage7 | 139 Tage8 |
| Steuerberatung (7230), Spezialist | 142 Tage7 | 118 Tage8 |
| Wirtschaftsprüfung (7224), Experte | 169 Tage7 | 70 Tage8 |
Warum Stellen länger offen bleiben: Gründe aus Sicht der Betriebe
Die Vakanzzeit kann laut BA steigen, wenn Arbeitgeber keine passenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter finden und für die Suche mehr Zeit benötigen7. Belege für einen allgemeinen Arbeitskräftemangel sieht die BA derzeit nicht, wohl aber Engpässe in einzelnen Berufen: 2025 zählte sie 157 Engpassberufe, nach 163 im Jahr 20247.
Laut IAB bereiteten 2025 noch 30,5 % der Neueinstellungen den Betrieben Schwierigkeiten, nach 36,3 % im Jahr 2024 und 41,1 % im Jahr 20231. Als Gründe nannten die Betriebe eine unzureichende berufliche Qualifikation der Bewerber (18,7 % aller Neueinstellungen), zu wenige Bewerber (18,6 %), zu hohe Lohn- und Gehaltsforderungen (14,0 %) und fehlende Bereitschaft, die Arbeitsbedingungen zu erfüllen (12,5 %)1. Mehrfachnennungen waren möglich4.
Eine höhere Anspannung am Arbeitsmarkt geht laut IAB aus Sicht der Betriebe mit weniger Bewerbungen, längerer Suchdauer, mehr Suchkanälen und höheren Einstellungskosten einher5.
Time to Hire: kein amtlicher Durchschnitt für Deutschland, aber Anhaltspunkte für die Planung
Einen amtlichen Durchschnitt für die Time to Hire gibt es in Deutschland nicht. Sie ist eine betriebliche Kennzahl, Start- und Endpunkt legt jedes Unternehmen selbst fest. Am nächsten an die Gesamtdauer kommt die tatsächliche Besetzungsdauer des IAB vom Beginn der Suche bis zum Arbeitsbeginn.
Für die Planung liefern die IAB-Daten Anhaltspunkte: Betriebe begannen 2025 im Schnitt rund zwei Monate vor dem gewünschten Arbeitsbeginn zu suchen und lagen am Ende 24,8 Tage, also rund dreieinhalb Wochen, hinter dem Plan1. In Berufen, deren Median-Vakanzzeit die BA-Schwelle von 80 Tagen erreicht oder überschreitet7, spricht das für einen früheren Suchbeginn.
Tempo allein entscheidet nicht: Was eine unpassende Besetzung bedeutet, zeigt der Beitrag Was eine Fehlbesetzung kostet, welche Wege zu passenden Kandidaten führen, der Beitrag Wo finde ich gute Mitarbeiter?.
Wer die eigene Time to Hire mit den IAB-Daten vergleichen will, erfasst dieselben vier Zeitpunkte, die das IAB bei Betrieben abfragt4:
- frühester gewünschter Besetzungstermin der Stelle
- Beginn der Personalsuche
- Entscheidung für eine Person
- tatsächlicher Beginn des Arbeitsverhältnisses
Methodik und Hinweise zu den Daten
Die Zahlen stammen aus verschiedenen Erhebungen mit eigenen Abgrenzungen. Für die Einordnung ist wichtig:
- Gemeldete Stellen: Die BA-Werte beruhen nur auf Stellen, die den Agenturen für Arbeit und den Jobcentern in gemeinsamen Einrichtungen gemeldet wurden2. Laut IAB war im zweiten Quartal 2026 gut die Hälfte aller offenen Stellen gemeldet (52,0 %), im vierten Quartal 2025 waren es 43,1 %1.
- Abmeldung ist nicht Besetzung: Die Vakanzzeit endet mit der Abmeldung, nicht zwingend mit einer Einstellung. Die BA nennt Arbeitgeber, die Stellen „durchgehend laufen lassen“, und solche, die „tatsächlich sehr lange suchen, dabei aber erfolglos bleiben“3.
- Mittel und Median: Laut BA wird das arithmetische Mittel zunehmend von Ausreißern beeinflusst; der Anteil der Stellen mit mehr als 1.000 Tagen Vakanzzeit ist seit 2017 kontinuierlich gestiegen3. In einem BA-Beispiel für Hamburg stieg das Mittel von Oktober auf November 2023 von 115 auf 229 Tage, der Median nur von 73 auf 85 Tage; die BA erklärt den Sprung mit vermehrten Stellenmeldungen in einzelnen Berufsgruppen3.
- Umstellung: Bis voraussichtlich Ende Oktober 2026 stellt die BA die meisten Standardprodukte auf den Median um, der in der Regel deutlich kleiner ausfällt als das arithmetische Mittel3. Die Engpassanalyse arbeitet bereits mit dem Median7. Die hier genannten Mittelwerte sind mit künftigen Medianwerten der BA deshalb nicht direkt vergleichbar.
- Schwankungen: Monatswerte schwanken stark, im Juli 2026 lagen sie bei 138,5 Tagen, im August bei 183,1 und im September bei 151,7 Tagen2. Die BA weist darauf hin, dass es in den vergangenen Monaten „immer wieder zu erhöhenden und verzerrenden Effekten“ kam2. Diese Seite nennt deshalb vorrangig gleitende Jahreswerte.
- IAB-Stellenerhebung: Betriebsbefragung zur jeweils letzten sozialversicherungspflichtigen Neueinstellung der vergangenen zwölf Monate, ohne Ausbildungsverhältnisse, Minijobs, Entfristungen oder Vertragsverlängerungen, entliehene Zeitarbeitskräfte und öffentlich geförderte Beschäftigung4. Die Ergebnisse sind hochgerechnet, die Zahlen ab 2024 vorläufig1.
- Begriffe: In seinen Indikatoren-Tabellen spricht das IAB von geplanter und tatsächlicher „Besetzungsdauer“1, im IAB-Forum durchgehend von „Vakanzdauer“5. Diese Seite verwendet zur Abgrenzung von der Vakanzzeit der BA den Begriff Besetzungsdauer.
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Häufige Fragen
Wie lange dauert es durchschnittlich, eine Stelle zu besetzen?
Laut IAB-Stellenerhebung vergingen 2025 vom Beginn der Personalsuche bis zum Arbeitsbeginn durchschnittlich 86,1 Tage, also knapp drei Monate; die Zahl ist vorläufig1. Wie lange es im Einzelfall dauert, hängt von Anforderungsniveau, Beruf und Region ab.
Wie hoch ist die durchschnittliche Vakanzzeit in Deutschland?
Der BA gemeldete Stellen, die von Oktober 2025 bis September 2026 abgemeldet wurden, waren ab dem gewünschten Besetzungstermin im Mittel 155,6 Tage vakant; im Jahr 2025 waren es 166,7 Tage2. Der Median, auf den die BA umstellt, fällt in der Regel deutlich kleiner aus3.
Was ist der Unterschied zwischen Vakanzzeit und Time to Hire?
Die Vakanzzeit der BA reicht vom gewünschten Besetzungstermin bis zur Abmeldung der Stelle3. Die Time to Hire ist eine betriebliche Kennzahl ohne amtliche Statistik, deren Start- und Endpunkt jedes Unternehmen selbst festlegt. Mit öffentlichen Daten vergleichbar wird sie, wenn sie wie beim IAB vom Beginn der Suche bis zum Arbeitsbeginn reicht4.
Welche Stellen bleiben am längsten unbesetzt?
Nach Anforderungsniveau Stellen für Fachkräfte mit 172,5 Tagen, nach Berufssektoren (ohne Helfer) die Produktionsberufe mit 195,5 Tagen, jeweils von Oktober 2025 bis September 2026 im Mittel2. Die Steuerberatung (KldB 723) gehört zu den 15 Berufsgruppen mit den längsten Vakanzzeiten sozialversicherungspflichtiger Stellen ohne Helfer und ohne Arbeitnehmerüberlassung; dort waren es im selben Zeitraum im Mittel 239,1 Tage2.
Quellen
- Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB): IAB-Stellenerhebung: Indikatoren (Excel-Zeitreihen), Tabellen 8, 12, 13, 14, 15 und 16, Stand: September 2026 (Zahlen ab 2024 vorläufig)
- Statistik der Bundesagentur für Arbeit: Berichte: Analyse Arbeitsmarkt – Gemeldete Arbeitsstellen, Deutschland (Monatszahlen), September 2026 (Überblick, Tabellen 2.2, 4.1, 5.1, 5.2 und 6.1, Methodische Erläuterungen), 30.09.2026
- Statistik der Bundesagentur für Arbeit: Grundlagen: Hintergrundinfo – Medianvakanzzeiten in der Statistik der gemeldeten Arbeitsstellen, August 2026
- Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB): IAB-Stellenerhebung, Papierfragebogen IV/2025 (Fragen 37 bis 40 und 49), 4. Quartal 2025
- Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB), IAB-Forum: IAB-Monitor Arbeitskräftebedarf 1/2026: Der Arbeitskräftebedarf verharrt auf niedrigem Niveau, 11.06.2026
- Deutscher Bundestag: Antwort der Bundesregierung auf die Kleine Anfrage „Fachkräfte in Engpassberufen“, Drucksache 21/3356, Anhang Tabelle 8 (Daten der Statistik der Bundesagentur für Arbeit), 18.12.2025
- Statistik der Bundesagentur für Arbeit: Berichte: Blickpunkt Arbeitsmarkt – Fachkräfteengpassanalyse 2025 (Bericht und Tabellen, Download-Paket), Mai 2026
- Statistik der Bundesagentur für Arbeit: Fachkräfteengpassanalyse 2024 (Bericht und Tabellen, Download-Paket), Mai 2025
Stand der Angaben: 23.10.2026. Zahlen Dritter sind unverändert aus den genannten Quellen übernommen.